Assistant •e copropriété

Rattaché(e) au service Administratif et Financier, sous l'autorité hiérarchique et le contrôle du responsable de la commande publique et du responsable juridique, vous aurez en charge les missions suivantes :

Commande publique :

• Accueil téléphonique des sociétés et des services;
• Gestion des courriels;
• Traitement des demandes des entreprises (contrats et marchés);
• Gestion des commissions locales (agenda, convocations, procès-verbaux…);
• Suivi administratif des marchés (courriers de notification, courriers de rejet, préparation d'actes administratifs…);
• Gestion, mise à jour et suivi des tableaux de bord des procédures en cours (rétro-plannings, alimentation en données chiffrées…);
• Gestion de l'archivage et du classement du service;
• Enregistrement et suivi financier des contrats sur le logiciel métier;
• Validation des factures (contrats);
• Saisie de bons de commande (à la marge);
• Participation au suivi d'activités des services

Juridique :

• Rédaction des projets de délibération, de décisions ou d'arrêtés du Maire, mais également du règlement intérieur;
• Gestion des dossiers d'assurance (renouvellement de contrats d'assurance de la Flotte Automobile, des Dommages aux biens, de la responsabilité Civile, de la Protection Juridique des collectivités, de la protection fonctionnelle des agents et des élus, extensions d'assurance pour les expositions, assurance rapatriement pour les séjours enfance ou jeunesse, déclarations et suivi des sinistres;
• Préparation et Gestion du budget du service;
• Contrôle au niveau de l'orthographe les contrats, conventions, avenants, décisions arrêtés et délibérations émanant de l'ensemble des services municipaux;
• Rédaction de certaines décisions (régies, contrats, défense des intérêts de la commune), arrêtés du maire (délégations de fonctions, de signature, de dérogation aux horaires de fermeture de bars-restaurants), renouvellement de contrats par reconduction expresse;
• Préparation pour reliure des actes, les arrêtés, les décisions et les délibérations (numéroter, parapher…);
• Gestion du tableau de bord des dossiers de contentieux;
• Gestion des notifications par voie administrative, des demandes de subventions départementales par les associations, des candidatures pour l'exercice de la profession de chauffeur de taxi, recouvrement de la taxe sur les emplacements publicitaires;
• Recherche des archives pour les services municipaux et de décrets de naturalisation pour les administrés;
• Mise à jour des différents supports et guides juridiques;
• Capacités rédactionnelles et excellente maîtrise de la langue française;
• Bonne connaissance des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence…);
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, Maarch);
• Connaissance du logiciel métier (CIRIL) appréciée - Formation possible;
• Connaissance des procédures et de la réglementation relatives au domaine d'activité, appréciée;
• Ponctualité, rigueur, bonne aisance orale et relationnelle;
• Capacité d'organisation;
• Discrétion et sens de la confidentialité

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13 mois + PLURELYA

Candidatures à adresser à Madame le Maire

Hôtel de Ville - BP 106 - 78 211 SAINT-CYR-L'ÉCOLE Cedex, ou par mail via le site de la ville rubrique «nous écrire»