Assistant-instructeur au bureau d'ordre

Sécurité Routière; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La Sécurité Routière recrute une Assistante/Assistant de direction pour soutenir le pilotage administratif et technique au sein de la section des affaires signalées. Vous assurerez l’instruction des courriers, l’enregistrement et la répartition des documents, et le suivi des activités.

Le poste s’inscrit dans une organisation où les missions requièrent discrétion, autonomie et connaissance des progiciels métiers tels que ARIANE, AIDA, SNE, COMDALO et SYPLO.

Qualifications

• Connaissances techniques professionnelles et juridiqués applicables.
• Savoir appliquer la réglementation et respecter les délais.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métier (bureautique).
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer de manière claire.
• Capacité à synthétiser l’information et à rendre compte.

Responsabilités

• Contribuer au bon déroulement des activités de la section des affaires signalées; assister les responsables.
• Enregistrer et répartir les courriers, associer bénéficiaires et intervenants aux références métier.
• Tenir à jour les tableaux de suivi et instruire les courriers si nécessaire.

Connaissances

Connaissances techniques

Savoir communiquer

Savoir-faire: travail en équipe

Esprit de synthèse

Informatique - bureautique

Bureautique

Outils

ARIANE

AIDA

SNE

COMDALO

SYPLO

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Description du poste

Vos activités principales :

• sous l’autorité conjointe de la cheffe de section et de la cheffe de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de la section des « affaires signalées » en assurant des fonctions d’assistance administrative et technique pouvant aller jusqu’à l’instruction des courriers réservés.


• Dans ce cadre, vous enregistrez et répartissez les courriers reçus par la section consistant à :


• réceptionner et comptabiliser les courriers ;


• associer les bénéficiaires et intervenants aux références des progiciels métier ;


• répartir les courriers entre les instructeurs ;


• tenir à jour les tableaux de suivi d’activité ;


• instruire les courriers le cas échéant et préparer les réponses à y apporter.

Le bureau d'ordre assure des missions transversales :

• gestion des congés et absence pour tous les agents de la section ;


• suivi de stock et réapprovisionnement en fourniture de bureau ;


• suivi des pannes informatiques ;


• frappe de certains documents à la demande de l’encadrement ;


• réservation de salles pour les réunions organisées.

Votre environnement professionnel :

Le Service de la prévention et des urgences sociales (SPUS) comprend trois bureaux.
Le bureau des urgences sociales (BUS) assure le pilotage régional du plan d’accueil des migrants en Ile-de-France, la déclinaison opérationnelle du plan régional d’insertion des réfugiés pour le département de Paris et la coordination régionale du plan de renforcement des places d'hébergement au titre de la période hivernale.
Le pôle MILDECA assure le déploiement de la politique de lutte contre les drogues et les conduites addictives,
Le bureau des affaires réservées (BAR) est composé de la section des affaires signalées, de la section de la planification des risques et de la section laïcité et prévention de la radicalisation. A ce titre, il assure les relations de l'Etat local avec les cultes, veille à la promotion de la laïcité dans le département et participe aux actions de prévention de la radicalisation à Paris. Il assure le suivi et l'organisation de la commission de désignation des logements sociaux sur le contingent préfectoral et se charge du traitement des interventions reçues par le préfet de région d'Ile-de-France, préfet de Paris. Il assure la veille et la remontée des informations en matière de sécurité civile, anime et pilote le dispositif de gestion de crise.

Le SPUS est composé : 1 chef de service (EFR) ; 1 adjoint au chef de service (A+)

Le BAR comprend 16 agents, dont 11 agents à la section des affaires signalées

Liaisons hiérarchiques

• Liaisons fonctionnelles :


• les services de la direction régionale et interdépartementale de l’hébergement et du logement d’ile de France


• les services de la Préfecture de police


• la mairie de Paris


• les bailleurs sociaux


• les collectifs et organismes de soutien agissant dans le domaine du logement

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Une grande discrétion et une autonomie est attendue.
Des applications métiers sont utilisées au quotidien (formations prévues à la prise de poste) : ARIANE, AIDA, SNE, COMDALO, SYPLO.
Respect des délais fixés dans le cadre de la démarche Quali ATE

Marion BRIERE - Cheffe de Bureau : [e-mail]

Eric DECHARNE - Chef du service de la prévention et des urgences sociales: [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique, requis
Avoir des compétences juridiques
niveau initié, requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique, requis

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation
niveau pratique, requis
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise, requis
Avoir l'esprit de synthèse
niveau maîtrise, requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise, requis
savoir s'adapter
niveau maîtrise, à aquérir
savoir communiquer
niveau maîtrise, à aquérir

Conditions de travail : Cycle horaire et RTT : possibilité d’opter pour l’un des cycles horaires figurant sur le règlement intérieur, téléphone professionnel et PC Noémi. Toutes les missions revêtent un caractère télétravaillable, à l’exception de celles relevant du bureau d’ordre.

Vos perspectives : L’expérience acquise sur le poste permet d’intégrer un secrétariat plus exposé ou un poste d’instruction de dossiers. L’autonomie dont vous devez faire preuve dans le suivi de votre activité et la diversité des interlocuteurs vous permettent de bénéficier d’une solide expérience qui peut être valorisée dans le cadre de la préparation aux examens professionnels et concours.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Documents à transmettre

L'envoi du CV est obligatoire

Informations complémentaires

Localisation administrative :
Préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris – 5, rue Leblanc 75015 Paris
Accès : métro ligne 8 – station Lourmel ou Balard
RER C – arrêt Pont du Garigliano

La préfecture de région dispose d’un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

2° de l’article L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels


• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels


• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels