Assistant institutionnel (H/F)

Groupama; Fort-de-France; Remote; EUR 35,000 - 40,000; Full time

Job summary

Groupama Antilles-Guyane recherche un(e) Assistant(e) institutionnel(le) pour soutenir les instances mutualistes et coordonner les activités entre les élus, les services et les interlocuteurs externes.

Vous préparez les réunions, assurez les aspects logistiques, rédigez les convocations et comptes rendus, mettez à jour les bases de données des élus et contribuez à la communication institutionnelle et au reporting. Expérience 2 ans requise et formation Bac+3/4.

Qualifications

• Formation Bac+3 à Bac+4 en gestion, droit, sciences politiques ou communication et expérience d’au moins 2 ans dans une fonction d’assistanat, coordination ou gestion administrative.
• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse; maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs.
• Connaissance des mécanismes governance, et sens de l’organisation, discrétion et diplomatie requis.

Responsibilities

• Préparer et accompagner les instances mutualistes (conseils, assemblées, commissions) et assurer leur bon déroulement.
• Rédiger et diffuser convocations, comptes rendus et supports de présentation; suivre les réservations et la logistique pour les élus.
• Mettre à jour les bases de données des élus/représentants et assurer le reporting de l’activité institutionnelle.
• Contribuer à la communication institutionnelle et coordonner les actions transverses entre les interlocuteurs.

Skills

Rédaction

Coordination

Gestion administrative

Communication

Discrétion et diplomatie

Travail en transversalité

Education

Bac+3 à Bac+4 en gestion, droit, sciences politiques ou communication

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outils collaboratifs

IA / outils d’assistance

Job description

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Et si votre prochain poste vous plaçait au cœur de la vie mutualiste ?

Vous souhaitez mettre vos qualités d’organisation, de rédaction et de coordination au service d’un environnement où les élus participent aux décisions et à la relation avec les sociétaires ?

Rejoignez Groupama Antilles Guyane, acteur majeur de l’assurance sur le territoire, et découvrez le fonctionnement concret d’un modèle mutualiste.

Rattaché(e) àl’Animateur Institutionnelvous contribuez à la préparation et au bon fonctionnement des instances mutualistes. Vous assurez un rôle central de coordination, de communication et de soutien administratif dans les relations institutionnelles de l’entreprise.

Préparer et accompagner les instances mutualistes

Vous contribuez à l’organisation et au suivi des conseils, assemblées, commissions et autres réunions institutionnelles.

• Préparez les aspects logistiques et administratifs des réunions ;
• Prenez en charge et suivez les réservations pour les élus et l’Animateur institutionnel ;
• Rédigez et diffusez les convocations, comptes rendus et supports de présentation ;
• Assurez la mise à jour des bases de données des élus et représentants mutualistes.

Contribuer à la communication institutionnelle

• Vous participez à la conception et à la diffusion des supports de communication destinés aux élus et aux partenaires institutionnels.
• Vous contribuez également à l’organisation d’événements institutionnels tels que des rencontres territoriales, forums ou conférences, tout en veillant à la cohérence des messages diffusés avec les valeurs mutualistes.

Assurer le suivi administratif et le reporting

• Suivez les tableaux de bord de l’activité institutionnelle ;
• Gérez les courriers, demandes et sollicitations des élus ou partenaires ;
• Participez à la veille documentaire et réglementaire sur les sujets institutionnels.

Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs

En lien avec les directions métiers:

• Vous recueillez les informations nécessaires à la préparation des instances et facilitez leur circulation entre les services et les représentants mutualistes.
• Vous contribuez également à la coordination des actions transverses impliquant les élus.

Participer activement à la vie mutualiste

• Vous représentez l’animation institutionnelle lors d’événements internes ou externes et contribuez à valoriser l’engagement mutualiste auprès des collaborateurs.

Au-delà du suivi opérationnel, vous êtes force de proposition pour renforcer le lien entre les instances mutualistes et les équipes opérationnelles

• Mutuelle et prévoyance,
• Intéressement et participation,
• Dispositifs d’épargne salariale,
• Télétravail accessible selon les conditions définies au sein de l’entreprise.

Vous êtes titulaire d’une formation de type Bac+3 à Bac+4 en gestion, droit, sciences politiques, communication ou équivalent, et justifiez d’au moins 2 ans d’expérience dans une fonction d’assistanat, de coordination ou de gestion administrative.

Une expérience dans un environnement institutionnel, mutualiste, associatif ou auprès d’instances de gouvernance sera particulièrement appréciée.

Vous avez idéalement déjà contribué à la préparation ou à l’organisation d’un conseil d’administration ou d’une assemblée générale et en comprenez les principaux mécanismes de fonctionnement et de décision.

Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse et maîtrisez Word, Excel, PowerPoint ainsi que les outils collaboratifs et d’IA. Vous savez produire des documents fiables, structurés et directement exploitables.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous faites preuve d’initiative, de discrétion et de diplomatie. Votre aisance relationnelle, votre sens de l’écoute et votre capacité à travailler en transversalité vous permettent d’interagir avec des interlocuteurs variés.

Services généraux / Administratif / Logistique - Secrétariat/Assistanat

Entité de rattachement

Assureur mutualisteimplanté auxAntilles-Guyane depuis plus de 40 ans, réalisant unchiffre d'affaires de plus de86,9millions d'euros, Groupama Antilles-Guyane propose dessolutions d'assurance Dommages Aux Biens et d'assurance Vie, simples, adaptées et accessibles à tous.
Groupama Antilles-Guyane, ce sont216 collaborateurs,125 administrateurset18 agenceset7 agences généralesréparties enGuadeloupe,MartiniqueetGuyaneau service ses62 566sociétairescomposées departiculiers, professionnels, entreprises, collectivités et agriculteurs.

Télétravail

Non spécifié

Statut conventionnel appliqué/ Classe

CCN Stés Assurance 27 mai 1992/Classe 4

Rémunération

Entre 35k et 40k

Ville

Rue Saint-Christophe 97200 Fort de France

Niveau d'expérience min. requis

2 à 5 ans