Assistant (H/F)

AGENCE NATIONALE DE SANTE PUBLIQUE; Saint-Maurice; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de santé publique recherche un assistant pour assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de la direction. Le rôle implique la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions et un soutien administratif varié. Un minimum de 3 ans d'expérience est requis. Contrat CDD de 6 mois avec une durée de travail de 35H/semaine.

Qualifications

• Minimum 3 ans d'expérience indispensable.
• Capacité à rédiger des documents administratifs.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et les déplacements du directeur scientifique.
• Organiser les réunions et préparer les dossiers nécessaires.
• Apporter un soutien au suivi comptable de la direction.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Rigueur

Adaptabilité

Travail en équipe

Description du poste

Overview

Mission : Sous l'autorité directe de la directrice de la DIRCOM, l'assistant assure le bon fonctionnement collaboratif, administratif et logistique de la direction et contribue à certaines actions de communication menées dans les unités. Il gère également l'agenda du directeur scientifique rattaché à la direction générale (organisation de réunions et de rendez-vous lorsque non pris en charge par d'autres directions) et assure la gestion de ses déplacements. La quotité de cette mission spécifique est de 1 jour par semaine.

Activités

• Office management pour la DIRCOM - Préparer les ordres du jour du Codir communication
• Préparer les dossiers pour les interventions externes de la directrice, en lien avec les responsables d'unités
• Organiser, en lien avec les responsables d'unité et le chargé de mission de la DIRCOM, le réseau de partage de documents de la direction
• Garantir la mise à jour des calendriers de la DIRCOM (congés, astreintes, télétravail, etc.)
• Organiser l'agenda, les rendez-vous et réunions de la directrice de la DIRCOM et de son adjointe, ainsi que les déplacements
• Organiser certains déplacements ponctuels et ordres de missions pour les agents de la direction
• Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne et vérifier l'application des règles administratives des courriers mis à la signature de la directrice
• Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
• Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe
• Assurer certains publipostages et envois de la DIRCOM

Gestion administrative et financière

• Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage
• En lien avec le référent administratif et financier (RAF) de la DIRCOM, apporter son soutien au suivi comptable de la direction, de l'enregistrement des bons de commandes au service fait (via Qualiac)
• Organiser les commandes de matériels et de fournitures
• Organiser les commandes des goodies de la direction et la gestion des stocks
• Organiser l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec la RAF, la DRH, les services généraux et la DSI

Type de contrat et conditions

Type de contrat : CDD - 6 mois
Contrat travail : Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée

Profil et expériences

Expérience

• 3 ans d'expérience cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Adaptabilité
• Goût du travail en équipe
• Persévérance
• Savoir rendre compte
• Savoir rédiger des documents administratifs
• Sens de la confidentialité et de la discrétion

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Employeur

500 à 999 salariés

Santé publique France est l'agence nationale de santé publique française. Établissement public de l'Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé, créée par l'ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016. Elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d'expertise du champ sanitaire. Mme SEVERINE DUDOK

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