Assistant gestionnaire de formation (H/F)

UNIVERSITE PARIS-SACLAY; Orsay; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de renom recherche un Assistant gestionnaire de formation (H/F) à Orsay pour gérer l’édition des diplômes et participer aux campagnes de scolarité. Le candidat doit avoir une bonne connaissance de la réglementation scolaire et au moins 12 mois d'expérience dans un rôle administratif. Le contrat est de type CDD pour un an avec un salaire brut mensuel entre 1900 et 2100 euros.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement de l'Enseignement Supérieur.
• 12 mois d'expérience en gestion administrative nécessaire.
• Discrétion et sens de l'accueil requis.

Responsabilités

• Gérer l’édition et l’authentification des diplômes.
• Participer aux campagnes annuelles de gestion de scolarité.
• Assister les utilisateurs dans le système d'information.

Connaissances

Connaissance générale de la réglementation de la scolarité

Savoir utiliser les outils et réseaux de communication

Avoir une bonne pratique écrite et orale

Maîtriser les logiciels courants (Pack Office)

Description du poste

Offre n° 195MCWY
Assistant gestionnaire de formation (H/F)

Environnement et contexte de travail :La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d'appui de l'Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 6 pôles : Pilotage de l'Offre de formation et gestion de la Scolarité / Pilotage de la Formation Professionnelle/ Observatoire de la Réussite et de l'Insertion Professionnelle / Orientation et construction du parcours / Insertion Professionnelle Partenariat Alumni / Entrepreneuriat Étudiant.Mission du service / positionnement hiérarchique :Le/La gestionnaire scolarité exerce ses activités au sein du Pôle pilotage de l'offre de formation et gestion de la Scolarité de la Direction de la formation. Il/Elle assure la mise en œuvre opérationnelle des activités de gestion et leur suivi en collaboration avec le/la coordinateur-rice du pôle de gestion de la scolarité.Il/Elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Direction de la formation et fonctionnellement du/de la coordinateur-rice du pôle de gestion de la scolarité.Activités principales de l'agent-e :Gestion des diplômes :Éditer les diplômes 1er cycle, DU. et vérifier leur conformité ;Réaliser les listes de diplômés et réaliser les statistiques annuelles ;Gérer les demandes de diplômes anciens : recherche des arrêtés, vérification, correction, suivi de signature avec le rectorat et lien avec l'imprimerie nationale pour les diplômes de master ;Réceptionner des diplômes de l'Université Paris-Saclay et les répartir au sein des composantes ;Authentifier les diplômes ;Participer aux remises des diplômes.Participation campagne des jurys :Participer à la rédaction de procédures ;Participer à la collecte des données concernant les jurys (recrutement, diplomation, .) ;Élaboration des compositions des jurys (vérification de la conformité.).Participation aux campagnes annuelles de gestion de scolarité:Participer à la mise en œuvre et au suivi des campagnes annuelles de gestion de scolarité ;Participer au bilan de chaque campagne ;Assister les services de scolarité ;Référente de la boîte mail dédiée aux scolarités.Participation aux campagnes de candidatureSoutenir le coordinateur-rice SI (Système d'information) ;Assister les usagers-ères ;Gérer les recours.L'activité s'exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d'Orsay (91).Type du contrat : CDD 1 anProfilConnaissance, savoir :Connaissance générale de la réglementation de la scolarité ;Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication ;Savoir s'adapter aux évolutions de l'organisation ;Savoir trier, archiver et classer les informations ;Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et la Recherche.Savoir-faire :Avoir une bonne pratique écrite et orale ;Informer et rendre compte ;Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;Planifier son activité ;Travailler en équipe ;Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ;Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l'activité ;Établir des rapports ;Sens de l'accueil et de la négociation.Savoir-être :Discrétion ;Faire preuve d'organisation ;Rigueur, fiabilité et assiduité ;Aisance avec les chiffres ;Sens du relationnel ;Autonomie ;Aptitude au travail en équipe : fonctionnement en binôme sur certains sujets ;Capacité à assurer la continuité du service ;Avoir le sens du service aux usagers-ères ;Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents-es interlocuteurs-rices ;Faire preuve d'adaptation.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 36H50/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros à 2100.0 Euros sur 12.0 mois

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Contrôler la conformité des données
• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

500 à 999 salariés

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