Assistant gestionnaire de formation (H/F)

Université Paris Saclay; Orsay; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de recherche reconnue située à Orsay recherche un(e) gestionnaire scolarité pour un CDD d'un an. Vous serez en charge de la gestion des diplômes, de la participation aux campagnes de gestion de scolarité et du soutien aux usagers. Une bonne connaissance de la réglementation de la scolarité est requise, ainsi que des compétences en communication et en travail d'équipe.

Prestations

Activités culturelles et sportives

Restauration à proximité

Accompagnement au développement professionnel

Qualifications

• Connaissance des outils et réseaux de communication.
• Savoir trier, archiver et classer les informations.
• Bonne pratique écrite et orale.

Responsabilités

• Éditer et vérifier la conformité des diplômes.
• Participer à la rédaction de procédures.
• Assister les usagers et gérer les recours.

Connaissances

Rigueur

Discrétion

Communication

Travail en équipe

Formation

Connaissance de la réglementation de la scolarité

Outils

Pack Office

Description du poste

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Client:

Location:

Orsay, France

Job Category:

Other

-

EU work permit required:

Yes

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Job Reference:

27a2809c3948

Job Views:

4

Posted:

31.07.2025

Expiry Date:

14.09.2025

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Job Description:

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Environnement et contexte de travail:

La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 6 pôles : Pilotage de l’Offre de formation et gestion de la Scolarité / Pilotage de la Formation Professionnelle/Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle / Orientation et construction du parcours / Insertion Professionnelle Partenariat Alumni / Entrepreneuriat Étudiant.

Mission du service/ positionnement hiérarchique :

Le/La gestionnaire scolarité exerce ses activités au sein du Pôle pilotage de l’offre de formation et gestion de la Scolarité de la Direction de la formation. Il/Elle assure la mise en œuvre opérationnelle des activités de gestion et leur suivi en collaboration avec le/la coordinateur·rice du pôle de gestion de la scolarité.

Il/Elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Direction de la formation et fonctionnellement du/de la coordinateur·rice du pôle de gestion de la scolarité.

Activités principales de l’agent·e :

Gestion des diplômes :

• Éditer les diplômes 1er cycle, DU… et vérifier leur conformité ;
• Réaliser les listes de diplômés et réaliser les statistiques annuelles ;
• Gérer les demandes de diplômes anciens : recherche des arrêtés, vérification, correction, suivi de signature avec le rectorat et lien avec l’imprimerie nationale pour les diplômes de master ;
• Réceptionner des diplômes de l’Université Paris-Saclay et les répartir au sein des composantes ;
• Authentifier les diplômes ;
• Participer aux remises des diplômes.

Participation campagne des jurys :

• Participer à la rédaction de procédures ;
• Participer à la collecte des données concernant les jurys (recrutement, diplomation, …) ;
• Élaboration des compositions des jurys (vérification de la conformité…).

Participation aux campagnes annuelles de gestion de scolarité:

• Participer à la mise en œuvre et au suivi des campagnes annuelles de gestion de scolarité ;
• Participer au bilan de chaque campagne ;
• Assister les services de scolarité ;
• Référente de la boîte mail dédiée aux scolarités.

Participation aux campagnes de candidature

• Soutenir le coordinateur·rice SI (Système d’information) ;
• Assister les usagers·ères ;
• Gérer les recours.

L’activité s’exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d’Orsay (91).

Type du contrat : CDD 1 an

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale de la réglementation de la scolarité ;
• Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication ;
• Savoir s’adapter aux évolutions de l’organisation ;
• Savoir trier, archiver et classer les informations ;
• Connaître l’environnement de l’Enseignement Supérieur et la Recherche.

Savoir-faire:

• Avoir une bonne pratique écrite et orale ;
• Informer et rendre compte ;
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer ;
• Planifier son activité ;
• Travailler en équipe ;
• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ;
• Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l’activité ;
• Établir des rapports ;
• Sens de l’accueil et de la négociation.

Savoir-être:

• Discrétion ;
• Faire preuve d’organisation ;
• Rigueur, fiabilité et assiduité ;
• Aisance avec les chiffres ;
• Sens du relationnel ;
• Autonomie ;
• Aptitude au travail en équipe : fonctionnement en binôme sur certains sujets ;
• Capacité à assurer la continuité du service ;
• Avoir le sens du service aux usagers·ères ;
• Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents·es interlocuteurs·rices ;
• Faire preuve d’adaptation.