Assistant – Gestionnaire

Santé publique France; Saint-Maurice; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Santé publique France recherche un assistant administratif pour contribuer aux activités des directions DATA et DSIn. Le poste inclut la gestion administrative, l'organisation des réunions, et le soutien logistique pour les déplacements. Ce rôle nécessite une bonne organisation et une capacité à collaborer efficacement avec divers services.

Qualifications

• Expérience en assistance administrative souhaitée.
• Bonnes compétences organisationnelles et de communication.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités.

Responsabilités

• Gestion administrative et financière, suivi des processus.
• Organisation de l'agenda et des réunions.
• Coordination logistique des déplacements.

Description du poste

Sous la responsabilité hiérarchique de l’adjoint au directeur de la DSIn et sous la responsabilité fonctionnelle partagée du directeur de la DATA et de l’adjoint au directeur de la DSIn, l’assistant recruté contribue à l’ensemble des activités d’assistanat des deux directions. Il joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives et logistiques des deux directions.

La répartition du temps sera partagée entre les deux directions. Des points réguliers sont organisés entre l’assistant et les directions concernées pour évaluer et anticiper la charge de travail, mutualiser les activités, clarifier les priorités et arbitrer les demandes en cas de besoins simultanés.

Activités

L’assistant sera principalement chargé des activités suivantes :

1. Gestion administrative et financière
   Réaliser la conception, la mise en forme, le classement et l'archivage des documents confiés par les directeurs, leurs adjoints ou les unités des deux directions.
   Assurer le suivi des processus de gestion administrative et financière au sein des directions en lien avec les directeurs et leurs adjoints.
2. Office management
   Receptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet).
   Organiser l’agenda, les rendez-vous des directeurs et de leurs adjoints.
   Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d’unité.
   Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne des notes, rapports, courriers et correspondances (suivi sous Elise).
   Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives, et assurer leur suivi (format papier ou dématérialisé).
   Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur.
   Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein des deux directions.
3. Soutien au métier
   Coordonner les déplacements en France et à l’étranger pour les directeurs, leurs adjoints, les agents des deux directions, ainsi que les intervenants externes participant aux réunions : gestion des avis de réunion, préparation des ordres de mission, organisation des transports et des hébergements, suivi des états de frais.
   Préparer et organiser les réunions (convocations, dossiers préparatoires, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérification de l’installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés en lien avec les services généraux de l’agence).
   Contribuer à l’organisation et au bon déroulement des réunions distancielles ou présentielles, des comités (copils, comités d’experts, conseil scientifique de l’agence), des réunions de direction.
   Traiter et transmettre les décisions, notes de service, documents en interne et en externe.
4. Ressources humaines
   Organiser l’accueil des nouveaux arrivants et la mise en place des moyens nécessaires en interface avec la DRH, les services généraux et la DSI, et assurer leur accueil.

L'assistant pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant.