Assistant Formation Polyvalent H / F

Exos accompagne depuis plus de 20 ans ses clients et candidats de manière professionnelle et conviviale sur des postes en intérim, CDD et CDI. Pour renforcer l'équipe administrative de notre client, acteur de la formation des professionnels de santé dans le cadre de handicaps, nous recherchons pour une prise de poste le 2 juin un.e assistant.e polyvalente et de formation HF pour un CDD de 2 mois sur Paris 15.

L'institut, créé en 2008 et sous statut loi 1901, est géré par une petite équipe de 6 personnes au siège et une soixantaine de formateurs vacataires. Nous cherchons surtout un candidat très agile et polyvalent H/F, capable de :

1. Passer du standard à l'accueil des participants aux formations le matin (présence ce jour-là à 8h15),
2. Gérer le courrier ou éditer les factures et les envoyer aux clients,
3. S'occuper du café/thé et rappeler des clients pour proposer/vendre les formations.

Pendant ces 2 mois de mission, vous pourrez être amené.e à :

1. Accompagner vos clients et leur proposer des solutions adaptées :
1. Echanges avec les clients afin de valider leurs besoins administratif-institutionnel et leur projet de formation,
2. Présentation de notre offre de formation et conseils pour leur proposer une offre adéquate,
3. Facilitation des ventes des formations et leurs inscriptions en respectant les obligations légales de la Formation Professionnelle,
4. Etablir des documents de la Formation Continue (convention, documents d'émargement, facturation).
2. Concrétiser le projet de vos clients :
1. Accompagner vos clients dans le montage de leurs dossiers de financement,
2. Guider et les orienter sur les dispositifs adaptés,
3. Assurer le suivi et la conformité des dossiers jusqu'à la facturation.
3. Garantir la qualité du service formation :
1. Collaboration avec la direction et l'équipe pédagogique pour la conception et l'évaluation des dispositifs de formation en respectant l'ingénierie financière et pédagogique,
2. Suivi et gestion de la démarche continue de la qualité du service,
3. Collaboration à la pérennisation avec la direction et l'équipe administrative des agréments DPC, Qualiopi.

MAIS AUSSI :

1. Accueil téléphonique,
2. Suivi du courrier,
3. Classement et organisation de dossiers.

En lien avec le cabinet d'expertise comptable :

1. Réalisation des contrats CDD des formateurs,
2. Collecte et vérification des pièces comptables courantes (factures, clients et fournisseurs, justificatifs de frais, encaissement des chèques, rapprochement bancaire).

Idéalement : Baccalauréat + 3 - gestion des formations ou assistance administrative / assistance de managers. Une expérience dans le secteur sanitaire et / ou médico-social / secteur Handicap sera un plus.

Compétences :

1. Savoir organiser son travail,
2. Gérer l'information et organiser un classement efficace,
3. Produire des documents attractifs,
4. Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit,
5. Avoir un sens du dialogue et de la communication, être pédagogue,
6. Maîtriser les techniques commerciales (qualification de prospect, identification des besoins des clients).

Connaissances :

1. Autonomie informatique : Excel, Word, internet, messagerie,
2. Maîtriser des techniques de communication, de négociation, des méthodes d'analyse des besoins.

Qualités :

1. Organisation / Anticipation,
2. Réactivité,
3. Rigueur,
4. Comprendre les besoins des différents interlocuteurs,
5. Capacité d'adaptation,
6. Discrétion,
7. Savoir travailler en équipe.