Assistant F / H

VINCI Group; Nanterre; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur majeur dans le secteur de la construction recherche un Assistant Vice-Président pour rejoindre son équipe dynamique à Nanterre. Dans ce rôle clé, vous serez le bras droit de la directrice générale, en charge de l'organisation et de la coordination des activités, tout en veillant à la qualité des relations internes et externes. Vous aurez l'opportunité de travailler sur des missions variées, allant de la gestion administrative à l'organisation d'événements. Ce poste offre un environnement stimulant où vos compétences en organisation et votre sens de la confidentialité seront essentiels pour contribuer au succès de l'entreprise.

Qualifications

• Niveau BTS ou BUT requis pour le poste.
• Compétences en organisation et rigueur essentielles.

Responsabilités

• Assister la directrice générale dans l'organisation et la coordination.
• Gérer les appels, organiser des réunions et rédiger des comptes rendus.
• Superviser l'administration du siège social et des antennes.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Travail en équipe

Aisance rédactionnelle

Formation

BTS

BUT

Description du poste

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Assistant Vice-Président • Sarcelles

Dernière mise à jour : il y a 1 jour

Description de la mission

Vous participez à la gestion et au suivi des instances de la société (Conseil d'administration, Assemblée générale) ainsi qu'aux suivis administratifs et juridiques.

Les missions de l'assistant(e) de direction en alternance se déclinent en quatre volets principaux (liste des missions non exhaustive) :

1. Assistanat de la directrice générale dans son activité

• Seconder la directrice générale en matière d'organisation et de coordination de l'activité
• Assister la directrice générale dans toutes les préoccupations administratives
• Travailler en étroite collaboration avec la directrice générale et le président en matière de communication et de stratégie (interne et externe)
• Assurer l'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes, services, administrateurs, partenaires élus et institutionnels
• Veiller à la qualité des relations au sein de la direction générale et avec les autres services

Secrétariat de la directrice générale et du président

• Gérer les appels téléphoniques, organiser les rendez-vous, coordonner les agendas
• Organiser les réunions internes et les instances (convocation, réservation de salle)
• Établir les comptes rendus et rédiger les courriers et notes diverses
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Organiser divers évènements en interne comme en externe (congrès, séminaire)

Gestion administrative et juridique de la société

• Organiser et préparer les Conseils d'administration, les réunions du Bureau et les Assemblées générales
• Rédiger les procès-verbaux des réunions d'instances
• Tenir à jour les registres légaux
• Assurer le suivi des dossiers administrateurs
• Assurer le classement et la conservation des titres de propriété

Gestion des moyens généraux

• Superviser, avec le responsable des moyens généraux, l'administration du siège social et des antennes
• Préparer et assurer le suivi du budget des dépenses de fonctionnement de la direction générale
• Superviser ou organiser les appels d'offre de la direction générale
• Gérer les baux des locaux administratifs de la société

Profil

• Niveau BTS - BUT
• Organisation, rigueur
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Aptitude à travailler en équipe
• Aisance rédactionnelle