Assistant en gestion contractuelle et administrative HF

Observatoire de Paris | PSL; Paris; Hybride; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

47 jours de congés

Résumé du poste

L’Observatoire de Paris-PSL recrute un(e) assistant(e) en gestion contractuelle et administrative rattaché au SRCV pour accompagner les laboratoires et chercheurs dans leurs relations avec les partenaires et les appels à projets.

Vous assurerez la préparation et le suivi des actes administratifs, la gestion des données contractuelles et le respect des procédures, avec une expérience minimale requise et une sensibilité au cadre public d’enseignement supérieur et recherche.

Qualifications

• Connaissance des techniques de gestion administrative et des aspects juridiques et contractuels de la recherche.
• Connaissance de l’organisation de la recherche française et des notions de propriété intellectuelle.
• Maîtrise de l’anglais A2-B1 (CADRE européen).

Responsabilités

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité.
• Élaborer, préparer et contrôler des documents juridiques simples.
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des contrats et appels à projets, en particulier le logiciel GALEXY.
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines.
• Saisir, mettre en forme des documents, les reproduire et les diffuser.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Gérer les agendas et contrôler les échéances.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Classer et archiver des documents.
• Participer aux opérations de logistique du service.
• Organiser des réunions et colloques.
• Rédiger des comptes rendus.
• Participer selon les nécessités du service à des activités annexes

Connaissances

Gestion administrative

Droit et contrats

Anglais (A2-B1)

Outils

GALEXY

Description du poste

Rejoignez l’Observatoire de Paris-PSL, établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel spécialisé dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs dans les disciplines liées aux sciences de l’univers et à l’astronomie. Fort de son expertise, l’Observatoire de Paris-PSL collabore avec les acteurs principaux de l’astronomie à l’échelle internationale.

L’Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l’université de recherche « Paris Sciences et Lettres » (PSL), qui représente une communauté forte de près de 4 900 personnes et 17 000 étudiants, et une université de rang mondial à la pointe de la recherche, de la création et de l'innovation.

L’Observatoire de Paris est implanté sur trois campus : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 390 ETP (hors personnels CNRS, Universités, laboratoires partenaires…). Avec l’ensemble des personnels hébergés, l’Observatoire représente près de 800 personnes.

Le poste est rattaché au Service des Relations Contractuelles et de la Valorisation (SRCV) est chargé d’accompagner les laboratoires et les chercheurs dans leurs relations avec les partenaires institutionnels (Union Européenne, ANR, Région Ile-de-France, CNES, ESA, ESO) ou industriels (accords de confidentialité, collaboration, prêt de matériel, mobilité). À ce titre, il participe à la négociation et à la rédaction les contrats en vue de préserver les intérêts des chercheurs et de l’Observatoire de Paris. Le SRCV traite environ 120 contrats par an dont 80 contrats de recherche.

Au sein du SRCV sont également gérés les Domaines d’Intérêt Majeur (DIM) ACAV, ACAV+ et ORIGINES.

Le Domaine d’Intérêt Majeur ACAV+ « Astrophysique et conditions d'apparition de la vie » réunit des compétences multiples (physique, chimie, instrumentation, calcul, ...) autour d'enjeux tels que l'exploration du système solaire, la formation des étoiles, l'évolution de l'univers. Il fédère vingt-quatre laboratoires d’Île-de-France appartenant à 17 tutelles différentes. Ce potentiel de plus de 2200 hommes et femmes, chercheurs, étudiants, ingénieurs et techniciens, est coordonné par l’Observatoire de Paris.

Le Service des Relations Contractuelles et de la Valorisation est composé de 4 membres.

C’est dans ce contexte international d’excellence que l’assistant‑e en gestion contractuelle et administrative assure des fonctions polyvalentes d’assistance et assure la réalisation des actes administratifs pour l’activité recherche et valorisation et pour le dispositif du DIM. Elle ou il déploie ses missions sous l’autorité du chef de service.

Activités principales :

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
• Élaborer, préparer et contrôler des documents juridiques simples
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des contrats et appels à projets, en particulier le logiciel GALEXY
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et /ou des ressources humaines de la structure
• Saisir, mettre en forme des documents divers,les reproduire et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
• Participer aux opérations de logistique du service
• Organiser des réunions et colloques
• Rédiger des comptes rendus
• Participer selon les nécessités du service à des activités annexes

Votre profil :

Vous possèdez une connaissance générale des techniques de gestion administrative, des aspects juridiques et contractuels de la recherche.

Vous connaissez l’organisation de la recherche française, des règles de la propriété intellectuelle et a des notions de droit des organismes publics.

Un niveau en langue anglais entre A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) est apprécié.

Une expérience significative (deux ans minimum) sur une fonction d’assistante de service ou de direction est recherchée et une expérience en établissement public d’enseignement supérieur et de recherche serait particulièrement appréciée.

Savoir être :

• Sens du service public
• Forte rigueur dans l'organisation du travail, sens de l'anticipation, Capacité d’adaptation et de réactivité
• Bon relationnel et sens de la pédagogie pour intervenir auprès de publics variés
• Capacité à être force de proposition et de conseil
• Aptitude d’écoute
• Goût affirmé pour le travail en équipe
• Sens de la discrétion et de la confidentialité

Des déplacements sur le site de Meudon sont à prévoir

Fonction éligible au télétravail

Droit à congés: 47 jours (dont 2 jours de fractionnement)

Type de contrat et Rémunération :

Ce poste n'est pas ouvert aux catégories Stage et Alternance. Catégorie de poste TECHNICIEN.

Fonctionnaires titulaires de la fonction publique

: par voie de détachement ou de mutation. Grille indiciaire TECH.

Contractuels-elles

: CDD de 1 an. Rémunération entre 25 et 30 k€ annuel selon le nombre d'années d'expérience professionnelle dans le domaine.