Assistant en gestion administrative et financière F/H pour Sorbonne Center for Artificial Intel[...]

Institut de l'Océan; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Institut de l’Océan recherche un(e) assistant(e) de gestion administrative pour contribuer à la gestion efficace des opérations au sein du Sorbonne Center for Artificial Intelligence. Le rôle implique l'organisation quotidienne, la gestion des budgets et l'assistance lors d'événements. Ce poste stimulant vous permettra de travailler dans un environnement dynamique avec des équipes motivées.

Qualifications

• Un sens aigu de l'organisation et de la rigueur requis.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques demandée.
• Connaissance des techniques de gestion financière souhaitée.

Responsabilités

• Gérer les commandes d’achats, suivre les échanges avec les fournisseurs.
• Organiser les déplacements et les missions des personnels et étudiants.
• Planifier et organiser des réunions, séminaires et événements.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Maîtrise des outils bureautiques

Techniques de gestion financière

Formation

Bac à Bac+2

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

À propos du poste

Nous recherchons un assistant ou une assistante de gestion administrative pour rejoindre pour rejoindre le Sorbonne Center for Artificial Intelligence (SCAI) et l’Institut de l’Océan de l’Alliance Sorbonne Université.

Vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement de nos opérations administratives, en contribuant à la gestion efficace des tâches quotidiennes et en soutenant nos équipes dans leurs missions.

Vous partagerez votre temps de travail à parts à peu près égales entre les tâches liées à SCAI et celles liées à l’institut de l’océan.

Responsabilités

• Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
• Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais, etc.)
• Organiser des réunions, séminaires et évènements : assister l’équipe dans la planification et l’organisation des réunions, séminaires et événements, accueil des visiteurs, réservation de salle, etc.
• Préparer les conventions de financements/reversements et suivre leurs échéances en lien avec les secrétaires généraux
• Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d’exécution, prévisions de dépenses…

Profil recherché

Vous êtes la personne idéale pour ce poste si vous possédez :

• Un sens aigu de l'organisation et de la rigueur
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Utilisation des techniques de classement et d’archivage

Un rôle clé, stimulant, transversal, au sein d’équipes passionnées !

Si vous êtes motivé(e) par le travail administratif et que vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans), poste de catégorie B (niveau Bac à Bac+2)