Assistant.e Vice-président - Assistant.e de direction F/H (Nouvelle fenêtre)

Département de Seine et Marne; Melun; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale basée à Melun recherche un assistant pour aider les Vice-présidents dans l'organisation et la planification. Le candidat doit posséder des compétences solides en gestion de temps, en communication, et maîtriser les outils bureautiques. Ce poste offre de nombreux avantages tels que des titres restaurant et des RTT.

Prestations

Titres restaurant

Participation à la mutuelle

RTT sur la base de 39h/semaine

Qualifications

• Savoir gérer et prioriser les tâches quotidiennes.
• Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à travailler de manière autonome.

Responsabilités

• Assistance aux Vice-présidents dans l'organisation de leur emploi du temps.
• Gestion d'appels téléphoniques et accueil des visiteurs.
• Contrôle et suivi des courriers des Vice-présidents.

Connaissances

Organisation

Gestion du temps

Expression orale et écrite

Adaptation du discours

Discrétion

Autonomie

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Qui sommes-nous ?

Le Département de Seine-et-Marne mène une politique de grands projets, déployée sur l’ensemble du territoire, au service des Seine-et-Marnais.

En tant que collectivité territoriale, il accompagne au quotidien les résidents de Seine-et-Marne dans presque tous les aspects de la vie.

Chef de file des solidarités sur son territoire, il pilote ainsi les actions en faveur des seniors, des personnes en situation de handicap, de l’enfance, du logement ou encore de l’emploi.

Le réseau routier départemental, l’entretien, la rénovation et la construction de collèges, la lecture publique, ainsi que les archives départementales font aussi partie de ses compétences.

Il gère par ailleurs les transports interurbains et scolaires, et mène une politique active en faveur du développement du sport et de la culture sur le territoire.

Il est également le premier partenaire des communes et intercommunalités, qu’il accompagne dans l’aménagement du territoire pour offrir un cadre de vie toujours plus attractif aux Seine-et-Marnais.

Le Département s'investit dans de nombreux domaines pour améliorer le quotidien des habitants.

Vos missions

Missions du poste :

Assistance permanente aux Vice-présidents en termes d’organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de leurs dossiers. Organisation, information, accueil et classement.

Activités principales :

• Contact direct et échanges permanents avec les élus (mails, sms, téléphone)
• Accueil physique des personnes en réunion ou en rendez-vous
• Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l’interlocuteur compétent si nécessaire, filtrage et transcription des messages aux élus)
• Gestion et optimisation d’agendas complexes en fonction des priorités et urgences
• Gestion et suivi des courriers « arrivée / départ » via Elise, notes, mails (externes et internes)
• Contrôle et suivi des parapheurs avant signature des Vice-présidents
• Traitement des invitations aux réunions, manifestations
• Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
• Préparation des dossiers de travail pour les Commissions Permanentes et Séances via l’application ACTE77, prise de rendez-vous pour l’examen des rapports

Activités secondaires :

• Gestion des vœux par cantons pour les élus et leur binôme
• Gestion des demandes spécifiques des élus
• Élaboration des états de frais de déplacements
• Classement et archivage des dossiers
• Demandes de lots pour les associations
• Appui logistique et bureautique
• Recherche de documentation et d’informations diverses
• Assurer la continuité de service en cas d’absence

Votre profil

Savoir :

• Organisation, gestion du temps et des priorités
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire)
• Circuits et procédures administratives
• Fonctionnement et rôle des autres collectivités

Savoir-faire :

• Organisation d’agenda, prise de rendez-vous
• Réception, filtrage, transmission des appels
• Renseignement et relais d’informations
• Adaptation du discours, anticipation des besoins
• Respect des délais, organisation du classement
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), internet
• Techniques de secrétariat (mise en forme)

Savoir relationnel :

• Discrétion, travail en équipe, autonomie
• Sens de l’initiative, rigueur, organisation
• Gestion de l’urgence, disponibilité
• Aisance relationnelle, écoute, bonne présentation
• Établir une relation de confiance

Le poste est basé à Melun.

Conditions d’éligibilité

• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Une expérience solide en assistanat de direction appréciée

Nos avantages

• Titres restaurant, participation à la mutuelle et régime de prévoyance
• RTT (sur la base de 39h/semaine)
• Gare de Melun à proximité (25 min de Paris Gare de Lyon)

Nos engagements

• Poste ouvert aux fonctionnaires en détachement ou mutation, et aux contractuels
• Le Département valorise la diversité et facilite l’intégration des personnes en situation de handicap