ASSISTANT(E) SERVICES GENERAUX F/H

Pôle hospitalier Léopold Bellan de Paris - Hôpital gérontologique du 14e; Île-de-France; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

Pôle hospitalier Léopold Bellan de Paris - Hôpital gérontologique du 14e recherche un(e) Assistant(e) Services Généraux H/F en CDI à temps plein, poste non cadre, prise de fonction début 2027.

Rattaché(e) au Responsable des Services Techniques, Économiques et Généraux, vous coordonnez les approvisionnements, les stocks et la distribution des fournitures pour les deux sites hospitaliers, tout en assurant le suivi administratif et le pilotage du magasinier.

Qualifications

• Expérience en achats et gestion des livraisons hospitalières.
• Maîtrise des procédures d’achat et des budgets.
• Capacité à coordonner une équipe et à assurer le reporting.

Responsibilities

• Coordonner les approvisionnements et la logistique des deux sites (Paris 10e et Paris 14e).
• Gérer les commandes, les devis et le suivi des livraisons avec les fournisseurs.
• Suivre les achats, les livraisons et les factures, et assurer l’archivage administratif.
• Organiser l’activité quotidienne du magasinier et superviser les stocks et les stocks min/max.
• Élaborer des indicateurs et reportings destinés au Responsable des Services Généraux.
• Rédiger et actualiser les procédures internes et veiller au respect des règles de sécurité.

Skills

Coordination logistique

Gestion administrative

Management opérationnel

Suivi des stocks

Analyse des besoins

Job description

Dans le cadre de l’organisation de ses services généraux, nous recherchons un/une:

ASSISTANT(E) SERVICES GÉNÉRAUX F/H

CDI à temps plein – Poste non cadre

Date de prise de fonction : début 2027

Rattaché(e) au Responsable des Services Techniques, Économiques et Généraux, vous assurez la coordination des approvisionnements, des stocks et de la distribution des fournitures et consommables nécessaires au fonctionnement des services de nos 2 sites (Paris 10ème et Paris 14ème).

Vous assurez également le suivi administratif de l’activité et coordonnez fonctionnellement l’organisation quotidienne du magasinier, dans le respect des procédures internes, des contraintes budgétaires et des exigences de continuité de service propres au secteur hospitalier.

Missions principales (liste non exhaustive):

1. Coordination des approvisionnements et de la logistique

• Recueillir et analyser les besoins des différents services de l'établissement.
• Établir les demandes de devis et assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs.
• Participer à la sélection des fournisseurs et à l'optimisation des coûts d'achat.
• Suivre les délais de livraison et gérer les éventuels litiges ou anomalies de commande.
• Contrôler la conformité des produits réceptionnés avec les commandes effectuées.
• Veiller au respect des procédures d'achat et des budgets alloués.

2. Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif des commandes, des livraisons et des factures.
• Contrôler les bons de commande, bons de livraison et documents associés.
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi des achats et des approvisionnements.
• Élaborer des indicateurs de suivi et des reportings à destination du Responsable des Services généraux.
• Participer à la rédaction et à l'actualisation des procédures internes.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs du service.

3. Encadrement fonctionnel et coordination du magasinier

• Organiser et coordonner l'activité quotidienne du magasinier.
• Planifier les opérations de réception, de rangement et de distribution des marchandises.
• Veiller au respect des procédures de stockage et de gestion des produits.
• Contrôler la bonne tenue du magasin et l'organisation des espaces de stockage.
• Superviser la préparation et la distribution des commandes internes.
• S'assurer du respect des règles de sécurité et des bonnes pratiques de manutention.

4. Gestion et garantie des stocks

• Garantir la disponibilité des fournissures, consommables et matériels nécessaires au fonctionnement des services.
• Assurer le suivi des niveaux de stock et définir les seuils d'alerte et de réapprovisionnement.
• Anticiper les besoins afin de prévenir les ruptures de stock.
• Organiser et contrôler la réalisation des inventaires périodiques.
• Analyser les écarts de stock et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
• Identifier les produits à faible rotation, les surstocks et les risques d'obsolescence.
• Veiller à la fiabilité des données de stock et à leur mise à jour régulière.