Assistant(e) Secrétariat mutualisé H/F (DD090019 )

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie); Occitanie; Hybride; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de santé régionale en Occitanie recherche un(e) Assistant(e) Secrétariat mutualisé H/F. Vous serez responsable de la gestion des courriers, de l'organisation des réunions et de l'appui administratif pour l'unité santé environnementale. Le candidat idéal possède de bonnes connaissances en informatique et des compétences en administration. Le poste offre des possibilités de télétravail.

Qualifications

• Capacité à réaliser des synthèses et à rédiger des documents.
• Expérience avec le secrétariat et la gestion des courriers.
• Sens du service public et capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Gestion des courriers entrants et sortants.
• Préparation des réunions et gestion des réservations.
• Gestion administrative de l'unité santé environnementale.

Connaissances

Connaissances des outils informatiques

Capacité à maîtriser différents systèmes informatiques

Techniques administratives

Capacité d'adaptation

Aisance relationnelle

Outils

Outil ELISE

Description du poste

Assistant(e) Secrétariat mutualisé H/F (DD090019 )

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie)

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Secrétariat mutualisé des deux pôles:
- Gestion du courrier: arrivées (distribution et classement sur le réseau) et départs (mise en forme courriers, envois)
- Gestion des parapheurs / mise en signature
- Gestion des réservations transports et hébergements, des ordres de mission et état de frais,
- Préparation des réunions: réservation de salle, organisation de la visio/audioconférence, tests informatiques, impression de documents, envoi des invitations, gestion des présents/absents, relances, envoi compte-rendu.
- Gestion des certificats de décès (traitement au fil de l’eau pour un envoi mensuel, envoi de documents vierges aux cabinets)
- Appui au contrôle sur pièce des transports sanitaires
- Tenue des tableaux de suivi des dossiers du pôle de l’animation de la transformation de l’offre

Assistant administratif auprès de l’unité «prévention et promotion de la santé environnementale:
-Mission 1: Secrétariat de l’unité
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Assurer la gestion de la messagerie du service (suivi des courriels et archivage
- Assurer la gestion du courrier «arrivée» et «départ»
- Préparer les dossiers de réunions ainsi que les comptes rendus de l’unité santé environnementale
- Préparation des conditions d’accueil pour les réunions avec des partenaires sur demande du responsable de l’unité
- Réalisation d’envoi en nombre via l’application Si Contacts…
- Archivage
-Mission 2: Appui administratif sur les différentes thématiques en santé environnementale
- Eaux destinées à la consommation humaine avec le contrôle sanitaire des EDCH et la procédure d’autorisation d’utilisation d’eau en vue de la consommation humaine ainsi que la procédure de protection des captages Synapse (Tension UDI), Suivi des réclamations, scans et envois des courriers
- Lutte contre l’habitat indigne, environnement intérieur et extérieur. Suivi des dossiers, tenue du tableau de suivi, classement des dossiers, relecture des courriers et arrêtés de Gilles, Suivi SISH (attente formation)
- Participation éventuelle à des inspections contrôles volet santé environnementale
- Communication et prévention – promotion de la santé environnementaleà participation aux Copil et opérations diverses et ponctuelles, envoi des mails, suivi des réponses, envoi des courriers
- Réception des nominations des référents territoriaux LAV, incrémentations du tableau des coordonnées
- Réception des demandes d’avis sanitaires, classements des dossiers sous O, incrémentations du tableau de suivi
- Suivi, mise en signature Scan et envoi.
- Rédaction d’avis sanitaire simple
- Enregistrements des signalements, incrémentation dans le tableau de suivi et suivi

Profil recherché

Savoir:
- Environnement institutionnel et administratif
- Techniques administratives et bureautiques
- Système de classement et archivage
- Bonnes connaissances des outils informatiques et capacité à maîtriser différents types de système informatique
- Une connaissance des acteurs et partenaires locaux

Savoir-Faire:
- Apporter une réponse personnalisée
- Réaliser des synthèses
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Evaluer et hiérarchiser les besoins
- Maîtrise de l’outil ELISE et des outils bureautiques
- Expression écrite et orale
- Capacité à travailler en équipe

Savoir-être:
- Sens du service public
- Capacité d’adaptation
- Réactivité
- Autonomie
- Force de proposition
- Aisance relationnelle
- Intérêt pour les enjeux de santé environnementale
- Rigueur
- Discrétion

Agents Internes (ARS Occitanie):
Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique «Offre d’emploi» et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.
Candidats Externes:
Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous:(https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)
Dossier de candidatures obligatoires: CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS

Vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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