ASSISTANT(E) SECRETARIAT GENERAL

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recrute un Adjoint Administratif pour soutenir le DGS et le Maire dans la gestion quotidienne. Le candidat idéal doit posséder un BTS/licence ou un Bac Professionnel, faire preuve de rigueur et d'autonomie, et avoir un bon relationnel. Les missions incluent la gestion des agendas, l'organisation d'événements, ainsi que divers travaux administratifs.

Qualifications

• Niveau requis : BTS / licence ou Bac Professionnel ou Général avec expérience.
• Rigueur, autonomie, sens de la discrétion et de l'organisation.

Responsabilités

• Assistance au DGS et au Maire dans leurs tâches administratives.
• Gestion d'agendas, organisation de réunions, et travaux administratifs divers.
• Suivi des décisions administratives et gestion des événements.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Sens de la discrétion

Organisation

Bon relationnel

Polyvalence

Réactivité

Formation

BTS / licence ou Bac Professionnel ou Général

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) :
- Adjoint administratif principal de 1ère classe
- Adjoint administratif principal de 2ème classe
- Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste, car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limite de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

Idéalement située à proximité de l’A13 et jouissant d’un environnement rural privilégié, la ville d’Ecquevilly est réputée pour sa qualité de vie. Elle est portée par une Zone d’Activité diversifiée et un important caractère agricole, démontrant un réel dynamisme économique. Elle accueille aujourd’hui plus de 4200 habitants séduits par la qualité de ses services et son agréable cadre de vie : deux crèches, deux écoles élémentaires, un collège, un complexe sportif, des commerces de proximité, une bibliothèque, un tissu associatif dense et dynamique.

Le poste consiste à assister le DGS et le Maire dans leurs tâches quotidiennes d'organisation, de gestion administrative, de suivi des décisions et d'organisation d'événements.

Missions principales

1. Aide à l'organisation du Maire et du DGS :
   • Gérer leurs agendas et prendre leurs rendez-vous.
   • Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
   • Organiser leurs déplacements et réunions de travail.
   • Relire les documents et décisions avant signature, et signaler les corrections nécessaires.
   • S'occuper des dossiers de sécurité des bâtiments publics (ERP), incluant convocations, relations avec les organismes de sécurité, rédaction de courriers de mise en demeure ou de fermeture.
2. Travaux administratifs et de bureau :
   • Préparer et mettre en forme des documents (courriers, notes, etc.).
   • Organiser et classer les dossiers.
   • Répondre au téléphone et accueillir les personnes ayant rendez-vous avec le Maire : recevoir et transmettre les appels, informer et orienter si besoin, accueillir les administrés et les diriger vers les élus ou la direction.
3. Organisation de réunions :
   • Préparer les ordres du jour, rassembler les informations, organiser la logistique, rédiger et diffuser les comptes-rendus, transmettre les informations d'autres organismes.
4. Gestion des décisions administratives :
   • Vérifier et rédiger les décisions du Maire avec le DGS.
   • Vérifier et numéroter les décisions concernant la voirie, signaler les problèmes aux services concernés.
   • Préparer les autorisations d'occupation du domaine public pour les activités économiques (sauf travaux).
   • Suivre les contrats liés aux dossiers du secrétariat général et gérer les contrats de location des logements communaux.
   • Envoyer les décisions importantes au service de contrôle de légalité.
5. Gestion du protocole et des événements :
   • Suivre les règles d'organisation des événements et du protocole.
   • Planifier les événements, gérer les invitations, organiser les cérémonies et les événements confiés au secrétariat général.
6. Participation à la préparation et à la gestion des élections : Tenir les bureaux électoraux.

Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi dans un environnement stimulant et bienveillant, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Profils recherchés

Niveau : BTS / licence ou Bac Professionnel ou Général avec expérience.
Rigueur, autonomie, sens de la discrétion et de l'organisation.
Bon relationnel, polyvalence et réactivité.