Assistant(e) / Secrétaire BTP (échafaudage) (H/F)

BRANCA ECHAFAUDAGE; Villeneuve-Saint-Georges; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans le BTP recherche un(e) assistant(e) pour assurer le fonctionnement administratif. Vous serez en charge de la gestion des chantiers, mise à jour des plannings et suivi financier. Le poste requiert une expérience préalable dans un rôle similaire et de bonnes compétences en communication. Le contrat est un CDI à temps plein avec une rémunération à partir de 30k€/an selon profil.

Qualifications

• Expérience préalable en tant qu'assistant(e) dans le secteur du BTP.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Maîtrise des outils informatiques et de bureautique.

Responsabilités

• Gérer les communications internes et externes.
• Mettre à jour les plannings hebdomadaires.
• Tenir à jour les indicateurs de suivi financiers.

Connaissances

Assistant de direction

Classement de documents

Suivi des commandes

Communication écrite et orale

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+2 ou équivalents

Outils

MS Office

Vertuoza

Description du poste

Offre n° 197BZQD - Assistant(e) / Secrétaire BTP (échafaudage) (H/F)

Fondée il y a plus de 10 ans, Branca Échafaudage est spécialisée dans le domaine de l'échafaudage et des solutions d'accès en hauteur dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics. Nous recherchons actuellement un/une assistant(e) organisé(e) pour rejoindre nos équipes. En tant qu'assistant(e) des conducteurs de travaux, vous serez un élément clé pour assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise, tout en contribuant à maintenir un haut niveau de service et de professionnalisme. Vous serez rattaché(e) au service travaux qui est composé d'un Responsable du Service avec qui vous travaillerez en étroite collaboration et de 3 conducteurs travaux.

Responsabilités

• Gestion administrative des chantiers : gérer les communications internes et externes (appels téléphoniques, courriels et courrier), maintenir et actualiser les dossiers administratifs et les fichiers clients, archiver les devis et avenants signés, créer les dossiers chantiers sur le serveur, soutenir l'équipe dans la rédaction et l'envoi de documents (rapports, devis, avenants, démarrage ou fin de chantier) et réponses aux réclamations des clients, signaler les anomalies liées aux retards ou manquements des sous-traitants, et tenir à jour la fiche chantier Adhoc pour le suivi des déboursés.
• Plannings : mettre à jour les plannings hebdomadaires de démarrage et de fin de chantier, informer les clients des périodes de location, établir les bons de transport et autres bons nécessaires au suivi des dépenses du chantier.
• Suivi financier et reporting : tenir à jour les indicateurs de suivi dans les tableaux de bord (déboursé, dépenses engagées, écarts budgétaires, commandes).

Exigences et Qualifications

• Expérience préalable en tant qu'assistant(e) ou dans un poste administratif similaire, idéalement dans le secteur du BTP.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique (MS Office, traitement de texte, tableur, etc.).
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Sens aigu du professionnalisme et de la confidentialité.
• Capacité à travailler efficacement en équipe.
• Maîtrise du logiciel métier : Vertuoza (non obligatoire).

Conditions

Type de contrat : CDI
Durée du travail : 39H/semaine
Travail en journée

Rémunération

• A partir de 30k€/an, selon profil.

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s). Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétences

• Assistant de direction
• Classement de documents
• Coordonner les réponses aux appels d'offres
• Suivi des commandes, facturation
• Élaborer des tableaux de bord
• Faciliter la collaboration entre les équipes techniques
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Imprimer des documents techniques
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Optimiser les processus administratifs techniques
• Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple)
• Préparer les dossiers techniques pour les réunions
• Relayer l'information
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Utiliser les outils numériques
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Portugais

Savoir-être professionnels

• Etre ouvert aux changements
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Location et location-bail de machines et équipements pour la construction

Employeur

Fondée il y a plus de 10 ans, Branca Échafaudage est spécialisée dans le domaine de l'échafaudage et des solutions d'accès en hauteur dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics. M. André MENDES

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