Assistant(e) Qualité et Chargé(e) des plannings

TN France; Occitanie; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'une structure dynamique en Occitanie. Le rôle d'Assistant(e) Qualité et Chargé(e) des plannings implique la gestion efficace des plannings, l'organisation des congés et la mise à jour des protocoles. Vous serez au cœur de l'action, favorisant la communication et l'information au sein de l'établissement. Si vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et avez une passion pour le service aux personnes âgées, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe dédiée à l'excellence et à l'amélioration continue dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Maîtrise d'un logiciel de planning et outils informatiques.
• Expérience en gestion administrative et capacité d'analyse.

Responsabilités

• Gérer et optimiser le planning des services.
• Réaliser des protocoles et procédures en lien avec les responsables.

Connaissances

Gestion de planning

Maîtrise de Word

Maîtrise d'Excel

Rigueur

Autonomie

Formation

Expérience en tant qu'agent administratif

Outils

Logiciels Titan

Logiciels Octime

Description du poste

Assistant(e) Qualité et Chargé(e) des plannings, Tarn

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Emploi contractuel de catégorie C

Détails complémentaires

• Ouvert aux contractuels : Oui
• Ce poste est réservé à un contractuel en raison d'un accroissement temporaire d'activité. La durée du contrat ne peut excéder un an, renouvelable une fois sur une période de 18 mois.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Rémunération indicative : Statutaire

Descriptif de l'emploi

• Réaliser les tâches relatives à la qualité de l’établissement.
• Collecter auprès des responsables de services toutes les informations relatives à l’élaboration et la gestion des plannings.
• Organiser la pose des congés dans le respect des règles établies et des nécessités de service.
• Gérer et optimiser le planning des services soins, hôtellerie, cuisine, animation, maintenance.
• Réaliser un renfort sur les tâches de secrétariat.
• Favoriser l’information au sein de l’EHPAD.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion des plannings
2. Assurer la gestion des plannings sous la responsabilité des responsables de service.
3. Gérer la pose des congés annuels et RTT dans le respect des règles en vigueur.
4. Veiller à la disponibilité de la documentation relative à la gestion des ressources humaines (règlement intérieur, etc.).
5. Favoriser la communication et la circulation des informations tout en respectant la confidentialité.
6. Participer aux réunions générales du personnel et aux actions de formation.
7. Rendre compte régulièrement de son action.

Assistant qualité

• Mettre à jour la veille documentaire de l’établissement.
• Réaliser les protocoles et procédures en lien avec les responsables de service.
• Diffuser ces protocoles et procédures au personnel.

Renfort secrétariat

• Saisie, mise en forme, transmission et classement de documents.
• Rédaction de courriers courants.
• Travaux de reprographie, mailing, classement et rangement.
• Mettre à jour la veille documentaire et réaliser les protocoles et procédures en lien avec les responsables.

Remplacement

Assurer le remplacement de l’agent d’accueil lors de ses absences.

Profils recherchés

Qualifications – compétences

• Maîtrise d’un logiciel de planning.
• Agent administratif expérimenté.
• Maîtrise de l’outil informatique, Word et Excel.
• Connaissance éventuelle des logiciels Titan, Octime.
• Maîtrise du français (grammaire, orthographe).

Qualités professionnelles et personnelles

• Rigueur, organisation, disponibilité, discrétion, adaptabilité.
• Autonomie, capacité d’analyse, de synthèse et rédactionnelle.
• Patience, amabilité, courtoisie.
• Connaissance des personnes âgées et de leurs besoins.
• Connaissance de la complexité d’un établissement sanitaire et médico-social.