Assistant(e) Projets

Egis en France; Lyon; On-site; EUR 25,000 - 42,000; Full time

Job summary

Egis recrute un Assistant administratif pour soutenir le département dans la gestion des dossiers et des projets. Vous contribuerez à la production des livrables, au suivi des commandes, et à l’archivage électronique au sein d’un cadre technique et de qualité.

Vous participerez aussi au suivi de la facturation et à la gestion administrative associée, avec des missions transverses et une interaction avec les équipes locales et internationales.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion des missions.
• Bonne communication écrite.
• Réactivité, rigueur et autonomie attendues.
• Niveau Bac+2 (BTS/DUT) exigé.
• Expérience de 3 à 5 ans en assistanat administratif/projet.

Responsibilities

• Vous participez à la gestion des dossiers relevant des missions du département.
• Assistance opérationnelle à la production et gestion des projets : mise en forme des livrables, publipostage, GED.
• Archivage informatique des dossiers et documents de projet.
• Suivi des commandes, devis, avenants et transmissions vers les outils de gestion EGIS.
• Rédaction des Work Orders et appui aux chefs de projet.
• Suivi de la facturation et pilotage de l’action locale.
• Support sur Earth : demandes d’achats et sous-traitants.
• Suivi du satisfécit et enquête client.

Skills

Réactivité

Rigueur

Autonomie

Aisance relationnelle

Confidentialité

Dynamisme

Travail en équipe

Education

Bac +2 (BTS/DUT)

Tools

Bureautique

Job description

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.

Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 22 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier.

Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient.

Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 22 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier.

Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Description du poste

Missions principales

L’assistant.e participe à la gestion des dossiers relevant des missions du département auquel il/elle sera rattaché.

Assistance opérationnelle à la production et gestion des projets

• Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage, lecture « intelligente » des documents (compréhension globale, cohérence et orthographe), collecte de données et gestion électronique des documents (GED)
• Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques
• Archivage informatique des dossiers et documents de projet
• Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service (OS), DC4, Work Orders et transmission pour intégration aux outils de gestion EGIS
• Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet
• Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale auprès des chefs de projet
• Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants
• Suivi du satisfécit, réalisation de l’enquête client et mise à jour de la fiche de référence

Missions transverses

• Assistance dans la mise en œuvre des procédures et de la documentation en lien avec les certifications
• Suivi de la performance
• Suivi et mise en œuvre des actions de conformité éthique concernant les sous-traitants et/ou partenaires : due diligence, engagement éthique et insertion de la clause éthique dans les contrats
• Mise en place des actions requises dans le cadre du déploiement du process qualité et de la performance Egis (en lien notamment avec la certification ISO 19443)

En complément, peut être amené à venir en support des équipes du site pour :

• Accueil des nouveaux collaborateurs (création des badges, présentation du livret d’accueil et infos sur Genius parcours intégration…)
• Lien RH pour le recrutement des stagiaires (conventions, suivi du process…)
• Gestion des départs (restitution matériels) en relation avec le manager
• Traitement du courrier
• Gestion des déplacements des collaborateurs (France et Export)
• Missions à l’international : déclaration sur International SOS - Travel Tracker
• Organisation des événements de site
• Commande de fournitures, des EPI, des cartes de visite….

Qualifications

• Maitrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions
• Communication écrite
• Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe…
• Niveau bac +2 (BTS/DUT)
• 3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets