Assistant(e) Projets

L'Usine Nouvelle; Lyon; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Egis recherche un Assistant administratif pour soutenir les activités du département et les projets. Vous contribuerez à la production des livrables, à la rédaction de notes techniques et à l’archivage des documents.

Le candidat idéal possède un Bac+2 et 3 à 5 ans d’expérience, avec une maîtrise des outils bureautiques et une bonne communication écrite. Poste basé à Lyon, potentiel suivi des commandes et de la facturation.

Qualifications

• Niveau bac +2 (BTS/DUT)
• 3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets
• Maîtrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions
• Communication écrite
• Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe

Responsibilities

• Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage et gestion des documents (GED)
• Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques
• Archivage informatique des dossiers et documents de projet
• Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service et transmission pour intégration aux outils de gestion Egis
• Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet
• Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale
• Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants
• Suivi du satisfécit et réalisation de l’enquête client
• Accueil des nouveaux collaborateurs et liaison RH pour le recrutement

Job description

Missions Principales

L’assistant.e participe à la gestion des dossiers relevant des missions du département auquel il/elle sera rattaché.

Assistance Opérationnelle à La Production Et Gestion Des Projets

• Assistance à la production des projets : mise en forme des livrables sous Word, Excel et PowerPoint, publipostage, lecture « intelligente » des documents (compréhension globale, cohérence et orthographe), collecte de données et gestion électronique des documents (GED)
• Contribution à la rédaction et duplication de notes techniques
• Archivage informatique des dossiers et documents de projet
• Suivi des commandes, devis, avenants, ordres de service (OS), DC4, Work Orders et transmission pour intégration aux outils de gestion EGIS
• Rédaction des Work Orders en appui des chefs de projet
• Appui aux chefs de projet dans le suivi de la facturation et pilotage de l’action locale auprès des chefs de projet
• Support sur Earth : création des demandes d’achats et création des sous-traitants
• Suivi du satisfécit, réalisation de l’enquête client et mise à jour de la fiche de référence

Missions Transverses

• Assistance dans la mise en œuvre des procédures et de la documentation en lien avec les certifications
• Suivi de la performance
• Suivi et mise en œuvre des actions de conformité éthique concernant les sous-traitants et/ou partenaires : due diligence, engagement éthique et insertion de la clause éthique dans les contrats
• Mise en place des actions requises dans le cadre du déploiement du process qualité et de la performance Egis (en lien notamment avec la certification ISO 19443)

En complément, peut être amené à venir en support des équipes du sitepour :

• Accueildes nouveauxcollaborateurs(créationdes badges,présentationdulivretd’accueiletinfossur Genius parcours intégration…)
• Lien RH pour lerecrutementdes stagiaires (conventions,suividu process…)
• Gestion desdéparts(restitutionmatériels)enrelation avec le manager
• Traitementducourrier
• Gestion desdéplacementsdescollaborateurs (France et Export)
• Missions àl’international:déclarationsur International SOS - Travel Tracker
• Organisationdesévénementsde site
• Commandedefournitures, des EPI, descartesdevisite…

• Maitrise de l’outil bureautique et des outils inhérents à l’exercice des missions
• Communication écrite
• Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Confidentialité, Dynamisme, Sens du travail en équipe…
• Niveau bac +2 (BTS/DUT)
• 3 à 5 ans sur un poste d’assistanat administratif, performance, technique ou projets

Egis

est un groupe international de conseil et d'ingénierie de la construction, des transports et des services à la mobilité.

Notre vocation ?

Créer et exploiter des infrastructures et bâtiments intelligents au service de la transition écologique en permettant un aménagement du territoire plus équilibré et durable.

Pour accompagner notre dynamique de croissance, nous offrons des opportunités de carrières variées dans près de 120 pays.

Rejoindre notre Groupe et nos 18 000 collaborateurs, c'est avant tout partager nos valeurs : une entreprise humaine, impliquée dans le développement durable et dans l'innovation.