Assistant·e principal.e - Mise en œuvre

SPC Pacific Community; Nouméa; Sur place; EUR 33 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Couverture médicale

Assurance vie

Congés annuels 25 jours

Prévoyance CPS

Résumé du poste

La Communauté du Pacifique (CPS) recherche un Assistant·e principal.e – Mise en œuvre à Nouméa pour assurer le soutien opérationnel, numérique, administratif et financier des programmes CCS.

Le poste implique l’archivage, la gestion des documents, la coordination avec les TIC et la gestion budgétaire, avec un traitement mensuel conforme à la grille salariale locale.

Qualifications

• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Expérience utilisateur des outils collaboratifs et des plateformes numériques.
• Connaissance des systèmes d’information et gestion des données.

Responsabilités

• Gérer et tenir à jour les systèmes et outils numériques (SharePoint/Teams, documents, dashboards).
• Structurer et mettre à jour les systèmes d’archivage numérique.
• Assurer la conformité et le suivi financier des programmes.
• Soutenir les processus administratifs et logistiques des projets.

Connaissances

Anglais courant

Maîtrise MS Office

Gestion administrative

Gestion des connaissances

Formation

Diplôme en administration/finances/syst. d’information

Outils

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

• Un poste basé à Nouméa (Nouvelle-Calédonie)
• Un poste au sein de la principale organisation d’aide au développement de la région

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La division du changement climatique et durabilité (CCS) a été créé afin de permettre à la CPS de renforcer et de simplifier ses activités en lien avec le changement climatique en rassemblant les travaux déjà effectués par l’Organisation dans un cadre stratégique et technique cohérent. En outre, ce Programme pilote les activités de la CPS en matière de changement climatique et de durabilité environnementale, collabore avec les partenaires régionaux et internationaux de l’Organisation et fait la promotion de l’intégration de ces questions à l’ensemble des actions de développement menées par les divisions de l’Organisation.

Fonctions – L’Assistant·e principal.e – Mise en œuvre offre un soutien intégré sur le plan opérationnel, numérique, administratif et financier afin de garantir le bon fonctionnement et l’efficacité des programmes et projets de la DivisionCCS. La personne titulaire du poste apporte son appui aux opérations courantes et au système d’archivage et de gestion des données, renforce l’adoption et l’utilisation des systèmes et outils numériques, assure la fiabilité des processus administratifs et financiers, et contribue à l’exécution efficace des activités, conformément aux exigences institutionnelles et des bailleurs de fonds.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes:

Efficacité des systèmes numériques et amélioration continue

• Gérer et tenir à jour les systèmes et outils numériques des programmes (par exemple les espaces de travail SharePoint/Teams, les banques de documents, les tableaux de bord et les outils de suivi), en permettant notamment de déposer et de gérer des contenus sur les sites Web de la CPS, Sprout et les plateformes Canvas.
• Structurer, organiser et mettre à jour les systèmes d’archivage numérique afin de garantir l’accessibilité, le contrôle des versions et la conformité avec les normes de la CPS.
• Assurer la coordination avec les équipes chargées des TIC et de la gestion des connaissances, et veiller à ce que les normes appliquées par la CPS en matière de TIC et de gestion des connaissances soient respectées.
• Soutenir l’équipe dans son utilisation efficace et régulière des outils numériques.
• Contribuer à l’amélioration des tâches opérationnelles, des modèles et des processus internes.
• Contribuer à la communauté de pratique sur la gestion des connaissances de la CPS.
• Garantir l’intégrité des données, leur bon archivage et une assurance qualité numérique élémentaire.
• Contribuer à la mémoire institutionnelle grâce à la gestion de la documentation et des connaissances.

Fiabilité du soutien administratif

• Soutenir les processus administratifs relatifs à la mise en œuvre des programmes.
• Coordonner les aspects logistiques et administratifs des événements.
• Préparer des documents administratifs, des courriers et des notes internes, selon les besoins.
• Tenir à jour les outils de suivi administratif et calendriers.
• Apporter un soutien opérationnel transversal aux agents des programmes.
• Contribuer aux activités de planification, de suivi et de présentation des rapports internes.
• Assurer la liaison avec les services généraux.

Conformité et exactitude financières

• Soutenir la gestion financière courante des programmes et projets de la DivisionCCS.
• Assurer la coordination du suivi des budgets, des engagements et du contrôle des dépenses.
• Préparer et vérifier les documents financiers (factures, paiements, notes de frais de mission).
• Appuyer la présentation de rapports financiers et d’audits en vérifiant l’exhaustivité et la traçabilité des documents.
• Veiller au respect des règles financières de l’Organisation et des exigences des bailleurs de fonds.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

• Diplôme en administration, finances, gestion, systèmes d’information ou dans un domaine apparenté, ou expérience et connaissances équivalentes.

Compétences techniques

• Sept ans d’expérience dans une fonction d’appui administratif, financier ou opérationnel.
• Expérience du travail avec des outils numériques et plateformes collaboratives.
• Expérience de la gestion de l’information et/ou des connaissances.
• Solide maîtrise de Microsoft Office, en particulier Word, Excel et PowerPoint.

Compétences linguistiques

• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Assistant·e principal.e – Mise en œuvre se situe dans la classe7 du barème2026 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 355 536 à 444 419francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Avantages dont bénéficie le personnel local en poste à Nouméa–La CPS offre une couverture médicale et une assurance vie pour ses employés et leurs ayants droit, 25 jours ouvrés de congé annuel et d’autres types de congé et un accès à la caisse de prévoyance de la CPS (contribution fixée à 8% du traitement de base, la CPS versant également une contribution de 10%).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures: 20 septembre 2026, 23h00 (heure de Nouméa)

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir:

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum2000caractères par question):

• Pouvez-vous décrire un système de classement numérique, de gestion documentaire ou de collaboration que vous avez administré ou amélioré (par exemple : SharePoint, Teams, dépôt de documents, base de données, etc.) ? Quel était le défi rencontré, quelles actions avez-vous mises en œuvre, comment avez-vous accompagné l’adoption du système auprès des utilisateurs, et quels résultats avez-vous obtenus ?
• Parlez-nous d’une situation où vous avez dû coordonner plusieurs activités simultanément (par exemple : réunions, ateliers, déplacements, contrats ou événements) tout en gérant des priorités concurrentes. Comment avez-vous organisé votre travail et veillé au respect des échéances ?
• Décrivez votre expérience en matière de soutien à la gestion budgétaire, au suivi des dépenses, au traitement des factures, aux paiements ou à la production de rapports financiers. Quelles méthodes ou procédures avez-vous utilisées pour garantir l’exactitude des données et la conformité aux procédures de l’organisation ?

Localisation: Nouméa, Nouvelle-Calédonie

Catégorie: Administration et fonctions support

Référence d'emploi: CR000622