Assistant(e) Polyvalent(e) - CDI - Secteur Installation Générale Événementielle

GL EVENTS; Chilly-Mazarin; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

GL EVENTS cherche à recruter un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) pour soutenir les opérations dans son bureau de Chilly-Mazarin. Ce poste polyvalent inclut des tâches administratives, la gestion des achats et le soutien administratif, tout en mettant l'accent sur l'écoresponsabilité des événements. Les candidats doivent avoir un Bac+2 minimum et 3 années d'expérience, avec une maîtrise des outils bureautiques et des qualités relationnelles excellentes.

Qualifications

• 3 années d'expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques requise.
• Capacité à gérer les priorités et à prendre des initiatives.

Responsabilités

• Assister les services dans la gestion quotidienne des activités.
• Coordonner les réceptions physiques et gérer les achats.
• Garantir la bonne exécution des tâches administratives.

Connaissances

Aisance dans les processus administratifs

Excellentes qualités relationnelles

Polyvalence

Réactivité

Sens du service

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Pack Office

GESCOM

Description du poste

GL events, groupe intégré des métiers de l'événement, opère sur trois segments : organisation d’événements, gestion d’espaces et services pour salons et congrès. Son modèle repose sur des centres de profits à taille humaine, favorisant proximité client, épanouissement professionnel, autonomie et responsabilité. Avec 1427 M€ de CA (2023) dont 45% à l’international, GL events s’appuie sur ses collaborateurs dans plus de 90 pays pour poursuivre son développement.

Sa filiale DECORAMA , présente à Chilly-Mazarin, est spécialisée sur le secteur de l'Installation Générale événementielle, au service de ses clients pour créer des événements uniques et impactant.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Polyvalent(e), qui interviendra en appui administratif et opérationnel auprès de plusieurs services (direction, achats, exploitation). Il / elle assure un rôle de gestionnaire opérationnel multi-tâches, intervenant de manière autonome dans la gestion quotidienne des activités liées à l’exploitation, aux achats, aux fournisseurs, à la facturation et au suivi administratif du personnel intérimaire et salarié.

Il / elle garantit la bonne exécution des tâches opérationnelles, la fiabilité des données saisies, et contribue activement à la performance des services internes, dans un environnement exigeant en réactivité et organisation.

Au-delà des missions classiques, l’Assistant(e) Polyvalent(e) participe à la démarche RSE de l’entreprise, certifiée ISO 14001 & 20121, en veillant à l’application des bonnes pratiques liées à l’organisation écoresponsable des événements et en participant activement à la démarche d’amélioration continue.

Les missions :

1. Accueil et standard

• Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs et les orienter vers leur interlocuteur,
• Répondre aux appels entrants, assurer leur répartition efficace,
• Gérer les réservations (train, hôtel, véhicules) pour les équipes opérationnelles,
• Gérer les accréditations, badges, et demandes LOGIPASS

2. Gestion du courrier et des fournitures

• Réceptionner et diffuser le courrier interne / externe et les colis,
• Gérer l’affranchissement, les plis recommandés et les navettes internes,
• Commander les fournitures (consommables, bordereaux, étiquettes, etc.).

3. Gestion des achats et fournisseurs

• Créer les comptes fournisseurs (dossier administratif + saisie dans RING),
• Contrôler les bons de livraison, devis et factures (rapprochement avec chantiers),
• Coordonner les réceptions physiques des achats au dépôt,
• Relancer les fournisseurs en cas de factures manquantes.
• Ouvrir les affaires dans GESCOM,
• Établir la facturation client,
• Assurer le suivi de la balance âgée.
• Saisir et vérifier les heures pour les agences d’intérim,
• Alimenter le fichier de suivi des heures par affaire,
• Intégrer les factures intérim dans le tableau de suivi,
• Saisir les heures collaborateurs via l’outil TEMPO,
• Préparer les plans particuliers de sécurité et de protection de la santé (PPSPS).

Cette liste n’est pas exhaustive ni limitative et le salarié pourra être amené à effectuer différents travaux entrant dans le cadre de ses qualifications et confiés par sa hiérarchie ou la Direction Générale.

• Expérience requise : Bac+2 minimum avec 3 années d'expérience sur un poste similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, GESCOM, outils internes…)
• Aisance dans les processus administratifs et de gestion
• Excellentes qualités relationnelles et présentation professionnelle
• Polyvalence et sens de l'organisation
• Réactivité et sens du service
• Capacité à gérer les priorités et à prendre des initiatives
• Intérêt pour l’événementiel et le goût du challenge

Lieu de travail : Chilly-Mazarin (91)

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée

Prise de poste souhaitée : Au plus tôt (au plus tard au 01 / 07 / 2025)

Votre différence est notre richesse. Nous nous engageons en tant qu’entreprise inclusive, quel que soit votre profil, nous examinerons votre candidature avec équité"

Créer une alerte emploi pour cette recherche