Assistant(e) Polyvalent(e) (CDI) (H/F)

Association Ensemble Autrement; Roubaix; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association dynamique recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) pour renforcer son équipe. Ce poste à temps plein vous permettra de jouer un rôle clé dans la gestion administrative et organisationnelle, contribuant ainsi à l'inclusion sociale des personnes en situation de handicap. Vous aurez la responsabilité de la rédaction de courriers, de la gestion des bases de données et de l'organisation logistique des réunions. Rejoindre cette structure engagée, c'est s'investir dans un environnement de travail bienveillant, où la formation et le développement personnel sont valorisés. Une belle opportunité pour ceux qui souhaitent faire la différence.

Prestations

Environnement de travail bienveillant

Formations internes

Soutien à la montée en compétences

Respect de l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et première expérience dans le secteur social souhaitée.
• Autonomie, rigueur, sens de l'organisation et esprit d'équipe requis.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de plusieurs services.
• Gestion des courriels, préparation des réunions et suivi des dossiers des bénéficiaires.

Connaissances

Gestion administrative

Bureautique (pack Office)

Organisation

Autonomie

Rigueur

Esprit d'équipe

Discrétion

Formation

Expérience administrative

Outils

Logiciel XIMI

Description du poste

Description

Présentation de l'association

Depuis 1997, Ensemble Autrement agit sur la Métropole Lilloise en accompagnant des personnes en situation de handicap psychique. Notre mission : favoriser leur inclusion sociale et leur épanouissement personnel grâce à des services adaptés à leurs besoins. 130 salariés œuvrent chaque jour auprès de plus de 400 personnes. L'association s'organise autour de trois pôles : Aide à domicile, Vie sociale et Habitat. Nos valeurs : Respect des droits et libertés individuelles. Promotion de l'inclusion et du libre choix de vie. Innovation sociale, coopération et partenariat. Amélioration continue de la qualité de vie au travail. Pour nos équipes, nous proposons un environnement de travail bienveillant, des formations internes, des immersions sur le terrain et des parcours de montée en compétences. L'humain est au cœur de nos actions.

Description du poste

Dans le cadre de son développement, l'association Ensemble Autrement recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) en CDI temps plein. Au sein d'une équipe dynamique, vous assurerez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de plusieurs services. Vos missions principales :

1. Assistanat administratif :
   • Rédaction, mise en forme et relecture de courriers.
   • Gestion et mise à jour de bases de données.
   • Gestion des courriels entrants, filtrage et transmission.
   • Préparation et organisation logistique des réunions (convocations, comptes rendus).
   • Planification des agendas et des rendez-vous.
   • Gestion administrative et facturation (commandes, traitements, relances).
   • Réalisation de recherches documentaires selon les besoins.
2. Gestion et suivi administratif :
   • Suivi des dossiers des bénéficiaires (pièces administratives, partenaires, DIPC).
   • Gestion des procédures (travaux, fiches techniques).
   • Suivi des impayés de loyers, relances, régulations de charges.
   • Gestion des budgets liés aux courses et animations.
   • Suivi de la caisse en lien avec la comptabilité.
   • Suivi des travaux, devis, facturations en binôme avec la coordination HAPA.
   • Gestion des assurances locataires/propriétaires, baux, conventions.
   • Suivi des impayés de prestation et des relations avec les financeurs.
3. Participation à la qualité et au suivi des dossiers :
   • Mise à jour des dossiers dans le logiciel XIMI.
   • Contribution à l'amélioration continue des processus qualité (CPOM).
   • Suivi de la flotte de véhicules et des téléphones portables (gestion du matériel).
   • Suivi administratif des chantiers "Prestadomia" (rapports, retours curatelles/tutelles).
   • Organisation et suivi des comités et commissions.
   • Participation à l'élaboration des rapports d'activité en lien avec les services.

Ces missions sont évolutives en fonction des besoins du service.

Profil recherché

Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, messagerie, etc.). Première expérience souhaitée dans le secteur social ou médico-social. Autonomie, rigueur, sens de l'organisation et esprit d'équipe. Discrétion et respect de la confidentialité.

Pourquoi nous rejoindre ?

Poste responsabilisant avec une grande autonomie. Environnement de travail bienveillant et collaboratif. Politique de formation active et soutien à la montée en compétences. Respect de l'équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Une structure engagée, innovante et humaine.

Candidature

Si vous souhaitez mettre vos compétences au service d'une association engagée, envoyez-nous votre CV et lettre de motivation !

Informations complémentaires :

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : À partir de 1 870 € brut / mois
Lieu : Roubaix (en présentiel)
Horaires : Du lundi au vendredi, repos le week-end
Expérience administrative : 3 ans (souhaitée, mais non obligatoire)

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 1 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Bureautique et outils collaboratifs
• Guide des bonnes pratiques de l’organisation
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Contrôler la conformité des données
• Corriger et mettre en forme un document
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Prioriser
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Permis

• B - Véhicule léger