Assistant(e) polyvalent(e) – Agent(e) d'accueil H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution gouvernementale en Auvergne-Rhône-Alpes recherche un(e) Assistant(e) polyvalent(e) pour gérer l'accueil et diverses missions administratives. Vous participerez à la logistique des événements et à la gestion de la bibliothèque. Ce poste requiert des compétences en bureautique, ainsi qu'une grande polyvalence et adaptabilité. Une première expérience dans le secteur serait un atout.

Prestations

Institution prestigieuse

Engagement en faveur de la diversité et de l'inclusion

Opportunités de développement de carrière

Qualifications

• Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée.
• Fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur et de la réactivité.
• Capacité à gérer en autonomie les dossiers et goût du travail en équipe.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et orienter, gérer l'accueil téléphonique et le standard.
• Assurer la logistique lors des événements et gestion comptable.
• Participer à l'accueil des publics et transactions dans la bibliothèque.

Connaissances

maitrise des outils bureautiques standards

connaissance de base en gestion comptable et financière

notions d'anglais

polyvalence et adaptabilité

véritable esprit de service

sens de l'organisation

capacité à communiquer et à travailler en équipe

Formation

Bac à Bac+2

Outils

Excel

Word

Description du poste

Assistant(e) polyvalent(e) – Agent(e) d'accueil H/F

Description du poste

Votre challenge et vos missions : rattaché(e) à la Délégation de Versailles Satory, vous travaillerez au sein du pôle administratif de la Délégation. Vous participerez également à la gestion de la bibliothèque, sous la responsabilité fonctionnelle de la personne en charge sur le campus et en lien avec la Bibliothèque du site de Paris (20% ETP).

Vos principales missions seront les suivantes :

1. Gestion de l'accueil du site: accueillir les visiteurs et les orienter; assurer l'accueil téléphonique et gestion du standard; réceptionner les courriers et colis; gérer les badges, les clés et le contrôle d'accès; gérer la réservation des salles, parking, navette; réserver les prestations de frais de réception (plateaux repas, traiteur); préparation de salles (amphithéâtre, cours, réunion, contrôle du matériel).
2. Gestion administrative et support général à la vie du campus: assurer la logistique lors des événements; gérer l'accueil des stagiaires de découverte (conventions de stages, programme du stage en lien avec les centres); assurer la gestion comptable en lien avec le gestionnaire : traitement des notes de frais, gestion des achats (devis, bons de commandes, factures); saisir et suivre les dépenses sur un logiciel de gestion.
3. Gestion et animation de la bibliothèque : participer à l'accueil des publics et au renseignement de 1er niveau dans la bibliothèque; effectuer les transactions de prêt et retour des ouvrages; participer à la gestion des ouvrages et revues (réception, équipement, mise en rayon).

Description du profil recherché

Parlons de vous !

Le poste s’adresse à une personne de formation Bac à Bac+2. Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de l'enseignement supérieur serait appréciée. Il s’agit d’une fonction administrative et d'accueil demandant de la rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation et de la méthode. Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d’avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines. Le(la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables. Il ou elle devra faire preuve de capacité d’apprentissage pour l’utilisation des logiciels internes (gestion des commandes, suivi des missions, …) et autres procédures internes.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

• maitrise des outils bureautiques standards
• connaissance de base en gestion comptable et financière
• notions d'anglais
• polyvalence et adaptabilité
• véritable esprit de service
• sens de l'organisation
• capacité à communiquer et à travailler en équipe

Travailler à Mines Paris - PSL, c’est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone
• Appartenir à un établissement de l\'Université PSL, 33ème au classement mondial de Shanghai

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent. Mines Paris - PSL s\'engage également dans l\'insertion professionnelle et au développement de carrière des personnes en situation de handicap.

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité

Niveau d\'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d\'expérience min. requis

Débutant

Informations complémentaires

Localisation du poste: Versailles-Satory

Renseignements et contact

Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l\'application.

Date de vacance de l\'emploi

Non spécifiée dans les informations fournies.

Personne ou service à contacter pour obtenir plus d\'informations sur l\'offre

• Direction nationale garde-côtes des douanes (DNGCD)