Assistant(e) Planification

Excellence Academy; Roissy-en-France; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

RTT

Tickets restaurant

Primes

Résumé du poste

Excellence Academy recherche un(e) assistant(e) planification pour accompagner la Chargée de Planification dans l’organisation quotidienne des actions de formation.

Vous assisterez à l’élaboration et à la mise à jour des plannings, saisirez les sessions dans l’ERP et gérerez les convocations et dossiers administratifs, tout en assurant la liaison entre les acteurs et le bon déroulement des formations.

Qualifications

• Bac à Bac+2 en assistanat, gestion ou administration.
• Première expérience en planification ou organisme de formation appréciée.
• Maîtrise de Word, Excel et Outlook; Queoval apprécié.

Responsabilités

• Assister la Chargée de Planification dans l'élaboration et la mise à jour des plannings.
• Saisir les sessions de formation dans l’ERP et mettre à jour les affectations des formateurs.
• Préparer convocations et informations aux intervenants; suivre les dossiers administratifs.
• Réserver les salles et ressources pédagogiques; informer des modifications de planning.
• Suivre les tableaux de bord et contribuer à l'amélioration des processus Qualiopi.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Sens du service

Esprit d'équipe

Discrétion

Formation

Bac à Bac+2 en assistanat, gestion ou administration

Outils

Word

Excel

Outlook

Queoval

Description du poste

Rattaché(e) au Coordinateur(trice) du Service Planification, vous accompagnez la Chargée de Planification dans l'organisation quotidienne des actions de formation. Votre mission au sein du Centre de Formation est de participer à la préparation, à la mise à jour et au suivi des plannings, coordonner les informations entre les différents acteurs et contribuer au bon déroulement des formations et de l'apprentissage.

Votre quotidien chez nous :

Assistance à la planification : Assister la Chargée de Planification dans l'élaboration et la mise à jour des plannings. Saisir les sessions de formation dans l’ERP. Mettre à jour les affectations des formateurs. Contrôler la cohérence des calendriers. Préparer les éléments nécessaires aux réunions de planification.

Gestion administrative : Suivre les disponibilités des formateurs. Préparer convocations et informations aux intervenants. Mettre à jour les dossiers administratifs et réglementaires. Assurer le suivi documentaire.

Coordination opérationnelle : Réserver les salles et ressources pédagogiques. Informer les services des modifications de planning. Participer à la gestion des aléas (annulations, reports, remplacements). Assurer le lien entre responsables de pôle, administration et formateurs.

Suivi et qualité : Mettre à jour les tableaux de bord. Contrôler les données de préfacturation. Participer à l'amélioration continue des processus. Contribuer au respect des exigences Qualiopi et des procédures internes.

Vous êtes la perle rare si :

Expérience & Diplômes : Bac à Bac+2 en assistanat, gestion ou administration. Première expérience en planification ou organisme de formation appréciée.

Compétences : Maîtrise de Word, Excel, Outlook et des logiciels métiers (Queoval apprécié).

Soft Skills / État d’esprit : Organisation, rigueur, réactivité, sens du service, esprit d'équipe, discrétion. (Liste non exhaustive)

Ce que nous offrons :

Culture : Une entreprise à taille humaine, agile et ambitieuse, située au cœur de l’écosystème aéroportuaire.

Package : RTT, Tickets restaurant et primes.

Perspectives : Une opportunité concrète d’évoluer au sein d’un groupe en plein développement.

Premier contact : Étude de votre candidature et premier échange téléphonique.

Entretien métier : Rencontre avec l'équipe managériale pour échanger sur vos expériences, vos compétences techniques et votre projet professionnel.