Assistant-e pédagogique H/F

Nous Recrutons; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 18 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

Polytech recrute un.e Assistant-e pédagogique en CDD de 3 mois à Villeneuve d'Ascq. Vous assurerez l'accueil, la gestion administrative et le suivi des dossiers pédagogiques en lien avec les enseignants et la responsable du service.

Vous serez impliqué.e dans la vie de l'école, aidant à l'organisation des jurys, des réunions et des événements, avec une présence lors des périodes clés du calendrier universitaire.

Qualifications

• Titulaire d'un diplôme de niveau Baccalauréat et des compétences en gestion administrative, secrétariat et accueil du public.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et capacité à travailler avec les outils de gestion internes à Polytech.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des étudiants, enseignants et interlocuteurs.
• Gestion pédagogique: suivi des inscriptions et des dossiers, préparation des jurys et attestations de réussite.
• Gestion budgétaire: bons de commande et ordres de mission des enseignants et étudiants.
• Gestion administrative: planning, comptes-rendus, et soutien du secrétariat et des manifestations.
• Participation à la vie de l'école et présence lors des temps forts du calendrier universitaire.

Connaissances

Accueil du public

Secrétariat

Gestion administrative

Bureautique

Communication orale

Formation

Baccalauréat

Outils

Logiciels de gestion Polytech

Description du poste

Villeneuve d'Ascq – Campus Pont de Bois
Catégorie B - CDD de 3 mois avec une possibilité de renouvellement
POLYTECH

Polytech recrute un.e Assistant-e pédagogique

Dans ce cadre, vos activités principales et associées sont :

1.Accueil physique et téléphonique : Recevoir, orienter et informer les étudiants, les enseignants et tout autre interlocuteur interne ou externe

2. Gestion pédagogique : en lien étroit avec les enseignants et la responsable du service, assurer le suivi des inscriptions et des dossiers pédagogiques, participer à la préparation des jurys, délivrer les relevés de notes et les attestations de réussite, établir les conventions de stage et en assurer le suivi, alimenter des tableaux de suivi

3. Gestion budgétaire : établir les bons de commande d'achat et les ordres de mission des enseignants et étudiants

4. Gestion administrative : assurer le planning des réunions, rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus et de manière plus large, assurer la gestion et le suivi administratif des activités du secrétariat, assurer le soutien administratif et logistique des manifestations (conférence, réunions, séminaires, colloques)

5. Participation à la vie de l'école : Assister aux pré-rentrées et aux évènements organisés par l'école, participer à la préparation et aux déroulés des salons étudiants et de la Journée Portes Ouvertes.

Les activités évolueront dans le cadre du projet de service en cours.

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Baccalauréat et vous avez des compétences en gestion administrative, secrétariat et accueil du public.

Vos compétences sur l'environnement professionnel :

Milieu universitaire : connaissances du fonctionnement et de l'organisation de l'Université de Lille

Environnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux étudiants, des diplômes délivrés, des règles relatives à la scolarité des étudiants

Poste de travail : maîtrise des techniques de secrétariat et du travail administratif

Participation à des formations obligatoires (laïcité, VSS, connaissances de l'université, sensibilisation aux enjeux DDRS)

Vous êtes reconnu·e pour vos qualités professionnelles :

Savoir maîtriser les logiciels courants de bureautique

Savoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et communs à l'ensemble des structures de l'Université (plateformes, applications)

Disposer d'un niveau d'orthographe correct

Avoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagé

Faire preuve d'aisance à l'oral et savoir gérer les interactions

Vous faites preuve d'une grande capacité d'adaptation, vous êtes autonome et savez prendre des initiatives.

Vous appréciez le travail en équipe et contribuez à une ambiance de travail collaborative.

Vous êtes impliqué-e, disponible et investi-e dans la réussite de vos missions.

Une présence est attendue lors des temps forts du calendrier universitaire (pré-rentrées, examens, jurys), ainsi qu'aux salons, journées portes ouvertes et évènements organisés au sein de l'école POLYTECH.

Les congés annuels sont à prendre pendant les interruptions pédagogiques des étudiants

Candidature
Le poste est ouvert aux agents titulaires de catégorie B ou équivalents par voie de mobilité externe, ainsi qu’aux agents contractuels (CDD de 3 mois avec possibilité de renouvellement, à confirmer).

Date limite de dépôt des candidatures: 06 octobre 2026