Assistant.e pédagogique de formation

PSL Research University

Paris

Sur place

EUR 32 000 - 42 000

Plein temps

14 jours+

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Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

Prise en charge transport par PSL : 75

Mutuelle santé

Accès à l’offre sportive et culturelle

Résumé du poste

PSL Research University recherche un(e) assistant(e) pédagogique en scolarité pour le service Paris School of AI. Le poste implique l’accueil des étudiants et enseignants, la gestion administrative et le suivi des inscriptions et plannings.

Vous travaillerez dans un environnement bilingue (anglais/français), avec prise en charge des tâches liées au calendrier des jurys et à la diplomation, et participerez à des activités transverses liées à l’évolution des formations.

Qualifications

Expérience au sein d’un service de scolarité d’une université ou d’un secrétariat pédagogique.
Maîtrise de l’anglais et interactions en anglais avec étudiants/enseignants.
Utilisation d’au moins un logiciel de scolarité.
Bonnes capacités d’organisation et de rédaction.

Responsabilités

Accueil et information de la population étudiante et enseignante, les échanges se déroulant majoritairement en anglais.
Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques (campagnes de recrutement, dossiers, paiements, bourses, inscriptions).
Élaboration des emplois du temps et plannings, contrôles de connaissance, saisie des notes dans le système.
Préparation des états pour les jurys semestriels et les diplomations, saisie des PV.
Gestion des outils de scolarité et des réservations de salles, et suivi des conventions de stage.

Connaissances

Anglais (B2)

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Relationnel

Formation

Bac+1 à Bac+2 ou équivalent

Outils

Pack Office

Apogée

PAP

Moodle

Teams

Description du poste

À propos de nous

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

À propos de nous

PSL est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, ingénierie, sciences économiques et sociales, humanités, arts et design.

Composée de 13 établissements (Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, Ecole des Arts Décoratifs - PSL, Ecole nationale d'architecture Paris - Malaquais - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL), 2 900 enseignants-chercheurs et 17 000 étudiants, 140 laboratoires.

PSL figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm.

Elle est lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA) et de France 2030.

Pour plus d’informations : www.psl.eu

Au sein de l’Université PSL, l’équipe de scolarité est dédiée à la gestion et au bon déroulement de formations de niveau Licence et Master de la Paris School of AI (PSAI).

Les assistants pédagogiques sont les interlocuteurs opérationnels des étudiants ainsi que des enseignants pour le périmètre des formations qui leur sont confiées.

Mission

Sous l’autorité fonctionnelle du responsable de scolarité, les activités sont les suivantes :

Accueil et information de la population étudiante, enseignante, des responsables des formations et des personnes extérieures intervenant dans les formations (vacataires d'enseignement). Les échanges avec l'ensemble de ces interlocuteurs se déroulent principalement en anglais.
Mise en œuvre des processus d'inscription administrative et pédagogique des étudiants : Participation à l'organisation des campagnes de recrutement, gestion des dossiers administratifs, paiement des droits et bourses, vérification des inscriptions pédagogiques, suivi des absences
Élaboration des emplois du temps et plannings des formations, des contrôles de connaissance, collecte et saisie des notes dans le système
Préparation des états pour les jurys semestriels et de diplomation, élaboration et saisie des PV dans l’outil
Gestion et mise à jour de la formation dans les outils de scolarité : Maquettes, intervenants, réservations de salles…
Gestion des missions de scolarité :
- Organisation de la rentrée, journées d'accueil, journée portes ouvertes
- Participation à divers événements : Forums, portes ouvertes, remise de diplômes etc…
- Contribution à la gestion des bâtiments : Réservations de salles, vérification des équipements, remise en ordre…
- Préparation et suivi des conventions de stage
- Accompagnement des étudiants : Démarches administratives de mobilité à l'étranger, suivi…
Établissement de devis, factures et remboursements de frais liés aux formations
Compte-rendu d’activité et participation à la vie de l'équipe
Toutes les missions sont assurées collégialement et tous les membres de l’équipe travaillent en étroite collaboration ; Leur répartition peut varier dans le temps, entre les différents parcours de la formation et les membres de l’équipe.
Le développement de l’offre de formation de PRAIRIE – Paris School of AI étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger.

Outils Et Logiciels Utilisés

Logiciels de scolarité
Pack Office
Visioconférence : Teams

Lieu D'activité

Paris 75005

Poste Ouvert Aux

Titulaires de la fonction publique (Catégorie B) : Par voie de détachement sur contrat
Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 24 mois
Temps de travail hebdomadaire : 39 heures
Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
Télétravail selon politique de PSL et activités du service
Ecole de formation interne
Tickets restaurant
Prise en charge transport par PSL : 75%
Contrat collectif de mutuelle santé
Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)

L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Profil

Niveau d’études minimum requis : Bac+1 à Bac+2 ou équivalent

Niveau d’expérience minimum requis : Expérience au sein d’un service de scolarité d’une université ou d’un secrétariat pédagogique nécessaire (Utilisation d’au moins un logiciel de scolarité).

Connaissances

Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’enseignement supérieur souhaité

Compétences Opérationnelles Requises

Evaluation et hiérarchisation des besoins (Capacité à gérer les aléas et les urgences)
Capacité rédactionnelle avérée
Capacité d’organisation et de suivi
Usage courant et aisé de l’anglais

Compétences Numériques Requises

Outils de messagerie, agenda électronique et de visioconférence
Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Logiciels spécifiques liés à la scolarité
Connaissance des logiciels Apogée, PAP, Moodle appréciée mais non obligatoire

Langues Étrangères Et Niveaux Minimum Requis

Anglais : Niveau B2 du CECRL
Une maîtrise orale avancée est indispensable, l'ensemble des interactions avec les étudiants et enseignants se déroulant en anglais.

Savoir-être Attendus