Assistant(e) opérationnel(le) dans l'ingénierie H / F

Egis; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un assistant manager pour optimiser le fonctionnement de l'activité. Ce rôle essentiel implique la gestion des formalités d'accueil, l'organisation des déplacements, et le support administratif pour les équipes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et les responsables de pôles, contribuant à la mise en œuvre des bonnes pratiques et à la gestion des achats. Si vous êtes dynamique, rigoureux(se) et possédez de solides compétences relationnelles, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe où votre sens du service sera valorisé et où vous pourrez évoluer dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire, de préférence en bureau d'études.
• Dynamique, rigoureux(se) avec de très bonnes capacités relationnelles.

Responsabilités

• Assurer la relation avec le Directeur Général et les Responsables Pôles.
• Gestion des achats et des formalités d'arrivées et départs des collaborateurs.
• Organisation des déplacements et gestion des agendas.

Connaissances

Capacités relationnelles

Autonomie

Dynamisme

Rigueur

Réactivité

Formation

BTS en assistanat manager

Licence en assistanat opérationnel

Outils

eTime

self-rh

eTalent

Description du poste

Au sein de la filiale Egis Concept, vous participez au bon fonctionnement de l'activité dans son ensemble.

Vous assurez la relation directe avec le Directeur Général et les Responsables Pôles pour répondre au mieux à leurs demandes et assurer un accompagnement de proximité.

Responsabilités :

• Accueil collaborateur (conforme aux informations obligatoires transmises par le responsable pôle) : formalités d'arrivées (ouverture de compte, demande de badge, commande d'ordinateur), départs (clôture de compte, restitution de matériels, sortie définitive du collaborateur du cadre du personnel), présentation des process administratifs à respecter : eTime, self-rh, eTalent et les formations obligatoires à suivre, brève présentation des activités du service commercial, financier et responsables respectifs ;
• Gestion des achats liés aux frais de structure selon budget : fournitures de bureaux, EPI, panier de fruits, casque microphone ou autre petit équipement de bureau au nom des opérationnels ou toute autre prestation liée au fonctionnement général de la filiale (commandes d'achat de prestations à générer sur l'outil dédié, validation de factures, soumission de factures, demandes d'avoir...) ;
• Support aux tâches administratives de gestion de la sous-traitance (demande d'agrément sous-traitant et de création du tiers au service comptabilité fournisseur, relation directe pour explication de la procédure à respecter (mentions obligatoires et libellé de facturation, conditions de paiement) et répondre à des questions de forme ;
• Organisation générale du quotidien de l'entité : gestion des courriers et interface avec les Directions internes DG / DAF / DJU ; gestion des déplacements et agendas : prise de rendez-vous, réservations transports, hôtels ; archivage informatique des projets terminés (après vérification et nettoyage de dossier par le responsable projet) ;
• Préparation des reportings et KPI à la demande du Directeur Général et / ou Responsables de pôle ;
• Participation à la veille commerciale et à la constitution des dossiers en réponse aux appels d'offre en support de l'équipe commerciale ;
• Participation à la mise en œuvre des bonnes pratiques et respect des procédures internes Groupe (SMP, fiche qualité, circuit des contrats - réception à l'enregistrement, relance des deadlines - eTime, etc.) ;

Qualifications :

De formation BTS ou Licence en assistanat manager ou assistanat opérationnel, vous avez déjà une expérience sur un poste similaire, de préférence en bureau d'études, vous permettant d'être autonome dans les tâches confiées.

Dynamique et rigoureux(se), doté(e) de très bonnes capacités relationnelles, reconnu(e) pour votre réactivité et votre sens du service.