Assistant(e) Médico-Administratif(ve) / Secrétaire médicale - Cellule de Programmation / UCA - H/F

Centre Hospitalier Chalon-sur-Saône W. Morey (Site officiel); Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 22 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey recrute un(e) secrétaire médicale à temps plein pour la Cellule de Programmation et UCA. Vous traitez et coordonnez les informations médico-administratives des patients et planifiez les interventions selon les protocoles établis.

Vous maîtrisez l’outil informatique et les logiciels métiers (Word, Excel, Outlook), et assurez la sécurité des données tout en travaillant en équipe pluridisciplinaire.

Qualifications

• Maîtrise de l’accueil et de l’orientation des publics.
• Frappe et saisie rapide des documents.
• Connaissance du dossier patient et secret professionnel.

Responsabilités

• Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.
• Planifier les interventions selon les protocoles établis.
• Gérer les mails et le courrier et assurer leur suivi.
• Assurer la confidentialité et la traçabilité des données.

Connaissances

Accueil et orientation

Rythme rapide et précision

Gestion documentaire

Communication professionnelle

Prise d’initiative

Esprit d'équipe

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey est l’hôpital pivot du territoire Nord Saône et Loire et siège de la Communauté Hospitalière de Territoire Saône et Loire Nord-Morvan. Il tend à l’amélioration constante de la prise en charge des patients grâce à un travail interdisciplinaire, à des échanges de savoir-faire et de technicité.

Notre Établissement public met tous ses moyens humains, médicaux et techniques au service de la population du Territoire Nord Saône et Loire.

Le Centre Hospitalier Chalon sur Saône William Morey, c’est :

• 421 lits et places en Médecine, Chirurgie et Obstétrique
• 42 lits de convalescences à orientation gériatrique
• 270 lits d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes
• 1946 personnels hospitaliers, dont 260 personnels médicaux

Le Centre Hospitalier de Chalon c’est aussi un hôpital qui s’engage humainement et techniquement pour garantir l’égal accès de tous à une offre de soin optimale.

4 sites pour répondre aux besoins de tous : l’hôpital, les Établissements d’Hébergements pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) de Chalon et de St Rémy, et l’IFSI-IFAS (école d’infirmiers et aides-soignants).

Le Poste

Secrétaire médicale à temps plein au sein de la Cellule de Programmation et UCA.

Les Missions

Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.

Plannifier les interventions.

Les Activites Principales

• Cellule de programmation :
• Assurer l’accueil du patient,
• Planifier l’intervention selon les protocoles de programmation établis,
• Prendre les RDV selon les parcours établis et les communiquer au patient,
• Numériser des documents dans le dossier patient informatisé,
• Contrôler la cohérence des données et informations spécifiques,
• Contrôler la confidentialité et la sécurité des informations,
• Assurer la vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance,
• Gérer les mails : traiter les demandes de programmation, les annulations d’intervention, colliger les absences médicales et réceptionner les tableaux de garde,
• Gérer les stocks (papeterie, fournitures de bureau).
• Consultations de Chirurgie :
• Participer à la frappe des divers documents de l’ensemble du pôle (CRH-CRO…),
• Appliquer la procédure de tenue du dossier patient,
• Assurer la saisie, la mise à jour et la sauvegarde des données et des informations dans le dossier patient informatisé.
• Unité de chirurgie ambulatoire :
• Fonctionnement en binôme de la cellule de programmation et de l'unité de chirurgie ambulatoire en lien avec la fiche de poste de l'AMA d'UCA.

Profil Recherché

LES COMPETENCES :

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics.
• Exécuter rapidement et soigneusement la frappe de documents.
• Relire et mettre en forme un document dicté par reconnaissance vocale.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité.
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes, en face à face ou par téléphone.
• Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel.
• Prendre des initiatives dans le cadre de sa fonction
• Analyser et optimiser les processus.
• Gérer plusieurs tâches en même temps.
• Travailler en équipe.
• Etre disponible, rigoureux et diplomate.

Connaissances Particulières

Maîtrise :

• de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook) et les différents logiciels métiers.
• du vocabulaire médical, orthographe, grammaire.
• du fonctionnement et de l’organisation interne de l’établissement.
• du droit des patients, du secret professionnel.

Les Relations Professionnelles Les Plus Frequentes

• Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients.
• Accueil central pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients.
• Archives médicales et DIM.
• Services médico-techniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires.

Les Conditions D’exercice

• Mutualisation des ressources humaines pour assurer la continuité de l’ensemble des missions sur le pôle
• Travail en 7h30 du lundi au vendredi. Gestion du temps de travail en repos fixe les WE et jours fériés sur une base de travail de 37h30 par semaine. Temps de repas exclu du temps de travail.
• Amplitude horaire : 8h00 - 18h00.