Assistant(e) gestion des événements

JOB LINK; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 26 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Le cabinet JOB LINK recherche un(e) Assistant(e) gestion des événements pour un client à Marseille. Le poste inclut la gestion administrative, l'assistance aux responsables de site, et le suivi des demandes d'interventions. Le candidat idéal est rigoureux, autonome, et capable de gérer plusieurs activités dans un environnement réglementé.

Prestations

Prime mensuelle de 100 €

Prime vacances sur une base de 13.3 mois

Panier repas de 3,55 € par jour travaillé

Qualifications

• Bonne pratique des mathématiques (pourcentage, règle de trois, moyennes).
• Connaissances dans les techniques de l’emploi.
• Notions de base sur plusieurs technicités.

Responsabilités

• Assister les responsables dans la gestion des événements.
• Saisir les factures et traiter les anomalies de facturation.
• Suivre et transmettre des éléments de paie au service RH.

Connaissances

Communication

Autonomie

Organisation

Rigueur

Description du poste

Contexte

Le cabinet Job Link recherche, pour le compte de son client un(e) Assistant(e) gestion des événements H/F (H/F) sur site à Marseille 9eme jusqu’à fin aout, dans le cadre d’un accroissement temporaire d’activité.

Sous la responsabilité du Responsable de Site /Directeur de site ou Responsable de Gestion Patrimoniale, l’assistant gestion des événements assure le rôle de support auprès des équipes opérationnelles, en prenant en charge notamment la gestion administrative liée à l’exécution des contrats clients, afin de contribuer à son bon fonctionnement.

GESTION DES ÉVÉNEMENTS
Assister les responsables/directeurs de site, Responsable de service des Ateliers sur le suivi des signalements ISIS.
Il enregistre et ventile les demandes d’interventions sur ISIS, outil client de gestion des demandes d’interventions.
Il assure la saisie des informations sur le logiciel client de suivi du Travail Pénitentiaire.
Il compile l’ensemble du reporting de l’établissement.
Peut-être amené à participer aux réunions mensuelles d’activité

GESTION ADMINISTRATIVE/POLYVALENCE
Saisir les factures et traiter les anomalies de facturation en collaboration
Assurer et suivre les autorisations d’accès du site
Peut être amené à établir ponctuellement les comptes rendus des réunions sur site (clients, réunions internes….)
Peut être amené(e) à assurer l’organisation des déplacements du personnel du site (réservation transport,
hébergements….)
Il assure la gestion administrative du personnel (notamment organisation des formations)
Il assure également, ponctuellement, la prise des appels téléphoniques de l’accueil téléphonique

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Peut-être amené à titre subsidiaire suivant l’organisation sur site à :
Assister les responsables/directeurs de site sur le suivi de la gestion administrative du personnel (suivi des congés payés,des visites médicales….)
Assurer le suivi de la flotte automobile du personnel en étroite collaboration avec les gestionnaires du parc automobile
Suivre et transmettre les éléments de paie au service RH (feuilles de pointage – OXIGEN)
Assurer l’organisation et le suivi des formations dédiées au personnel du site

PROCÉDURES, SMI ET SQEÉ
Assure les reports de données nécessaires au suivi de son activité
Applique les procédures Performance – Qualité — Sécurité – Environnement – Energies
Travaille en étroite collaboration avec le RSI si présent sur site pénitentiaire afin de s’assurer du suivi du traitement des événements ISIS.

Respecte les règles de l’administration pénitentiaire et du service Ressources Humaines, en particulier en matière de confidentialité.

Il /elle respecte les procédures pénitentiaires.

Profil

L’emploi d’assistant (e) de site requiert les connaissances et compétences suivantes :

Le Savoir
Savoir utiliser les documents de travail,
Avoir une bonne pratique des mathématiques (pourcentage, règle de trois, moyennes..),
Posséder de bonnes connaissances dans les techniques de l’emploi,
Avoir des notions de base sur plusieurs technicités,

Le Savoir-faire
Exécuter des tâches simples,
Respecter les règles de sécurité relatives à son emploi,
Adapter son activité dans le cadre de sa mission

Le Savoir Être
Communiquer et échanger avec des interlocuteurs internes,
Prendre en compte des demandes des interlocuteurs extérieurs à l’entreprise,
Transmettre l’information
Avoir un sens aigu de la confidentialité

Conditions :

• Rémunération à partir de 26 000 annuels.

• Travail en journée de 8h00-12h00 et de 13h30-16h30 ; du lundi au vendredi

Conditions spécifiques :

• Prime mensuelle de 100 €, proratisée selon le temps de présence

• Prime vacances sur une base de 13.3 mois, proratisée

• Panier repas à 3,55 € par jour travaillé

• Casier judiciaire vierge exigé

• Job Link recherche une personne rigoureuse, autonome et organisée, capable de gérer simultanément plusieurs activités techniques dans un environnement spécifique et réglementé.