Assistant.e Formation et Administratif.ve

Assistant.e Formation et Administratif.ve

Référence :

Domaine : BTS Support à l’Action Managériale (SAM), Bachelor Ressources Humaines

L'entreprise recherche une personne rigoureuse et très organisée, dont la mission sera de contribuer aux activités administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise et à sa conformité réglementaire en tant qu’organisme de formation.

Compte tenu de la taille de l’entreprise et des spécificités du secteur de la formation, la qualité et la rapidité d’exécution informatique sont des critères essentiels pour ce recrutement.

Vous serez chargé(e) d’un large éventail d’activités et de missions essentielles :

SUR LE VOLET FORMATION :

• Gestion administrative des actions de formation et de coaching, en collaboration avec l’Office Manager :
  • Édition, envoi et gestion des documents contractuels liés au lancement d’une action de formation (conventions de formation, convocations, feuilles d’émargement)
  • Préparation des kits et matériels de formation pour les formateurs et participants
  • Recueil, scan, classement et archivage des documents administratifs (ex. feuilles d’émargement, évaluations à chaud)
  • Clôture des dossiers de formation (vérification des feuilles d’émargement, édition de l’attestation de fin de formation, contrôle de la conformité du dossier avec les critères-qualité en vigueur pour la certification et le label-qualité de l'entreprise)
• Relance, si nécessaire, des parties prenantes (clients, intervenants) pour obtenir les documents contractuels signés (conventions, feuilles d’émargement, attestations de fin de formation)

SUR LE VOLET ADMINISTRATIF :

• Édition des factures clients (entreprises, OPCO, particuliers)
• Enregistrement et contrôle des factures fournisseurs, notamment en regard des bons de commande
• Traitement du courrier entrant, scan, classement et archivage

Vous serez rattaché(e) à l’Office Manager pour le volet administratif et au dirigeant pour le volet comptable. Ils vous formeront aux outils et processus existants et créeront un environnement propice à votre développement professionnel.

• Vous êtes très organisé(e) et rigoureux(se). La gestion administrative et le respect des délais sont dans votre nature.
• Vous avez le souci du détail et de l’efficacité.
• Vous êtes proactif(ve) et impliqué(e).
• Vous maîtrisez parfaitement la messagerie GMAIL et les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Vous avez de bonnes notions d’anglais et un intérêt pour cette langue.
• Vous souhaitez vous impliquer dans le développement d’une jeune entreprise et grandir avec elle.