Assistant.e – équipe biomédicale (H/F) – CDD

Medipolelyonvilleurbanne; Villeurbanne; Hybrid; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Intéressement

Mutuelle AESIO

Prise en charge TCL 50%

Cafétéria et restauration sur site

Parking vélo

Job summary

Medipôle Lyon Villeurbanne recrute un/une Assistant.e pour l’équipe biomédicale (H/F). Le poste est proposé en CDD 6 mois ou CDI, démarrage immédiat, basé à Villeurbanne. Vous assurez l’organisation administrative, le suivi documentaire des équipements et les échanges avec les services et fournisseurs.

Les missions couvrent les commandes, la facturation, le suivi des interventions et la gestion documentaire dans la GMAO, avec un focus sur la traçabilité et la qualité des activités biomédicales.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat de gestion ou administration.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles.
• Intérêt pour le suivi administratif et les achats/maintenance.

Responsibilities

• Accueillir et orienter les interlocuteurs du service.
• Réceptionner et enregistrer les demandes des services et plateaux techniques.
• Préparer les commandes et suivre les délais de livraison.
• Suivre les interventions et les documents d’expédition.
• Mettre à jour les informations dans la GMAO et préparer des rapports.

Skills

Rigueur organisationnelle

Maîtrise bureautique

Bonnes qualités rédactionnelles

Suivi de dossiers et relances

Education

Bac à Bac+2 secrétariat/gestion

Tools

Word

Excel

Outlook

Teams

Job description

Le Groupement d’Intérêt Économique ( GIE ) est une structure composée de plus de 40 professionnels dévoués à soutenir l’établissement de santé Médipôle.

Sa mission principale est d’assurer des services essentiels, tels que l’accueil central, qui constitue la première image pour nos visiteurs. Il gère également les circuits logistiques nécessaires à l’approvisionnement des services de soins et administratifs, garantit le suivi et la conformité des équipements biomédicaux, et supervise l’entretien des bâtiments ainsi que le bon fonctionnement des équipements techniques. Le GIE incarne un pilier opérationnel pour la qualité et la continuité des soins.

Nous recrutons un.e Assistant.e pour l’équipe biomédicale (H/F) .

CDD 6 mois / CDI : Démarrage dès que possible

L’assistant.e de l’équipe biomédicale assure l’organisation administrative du service, le suivi documentaire des équipements et interventions, la gestion administrative des commandes et la coordination des échanges avec les services, fournisseurs et prestataires. Elle contribue à la qualité et à la traçabilité de l’activité biomédicale, sous la responsabilité du Responsable biomédical et en collaboration avec le Référent atelier biomédical et les techniciens biomédicaux.

Vos missions principales :

Véritable point d’appui administratif de l’équipe biomédicale, vous intervenez notamment sur les missions suivantes :

Gestion et suivi des demandes

• Accueillir et orienter les interlocuteurs du service,
• Réceptionner et enregistrer les demandes des services de soins et des plateaux techniques,
• Transmettre les informations aux professionnels concernés,
• Assurer le suivi administratif des demandes et effectuer les relances nécessaires.

Commandes, livraisons et facturation

• Préparer et suivre les demandes d’achat et les commandes,
• Recueillir les devis et vérifier les informations administratives,
• Suivre les délais de livraison et relancer les fournisseurs,
• Contrôler la cohérence entre les devis, commandes, bons de livraison et factures,
• Signaler les éventuelles anomalies.

Suivi des interventions et du SAV

• Organiser les rendez-vous avec les fournisseurs et prestataires,
• Préparer les demandes de prise en charge et les documents d’expédition,
• Suivre les équipements envoyés en réparation,
• Collecter et classer les rapports d’intervention,
• Identifier les dossiers incomplets ou en attente.

Gestion documentaire et outils de suivi

• Mettre à jour les informations administratives dans la GMAO,
• Classer et archiver les documents du service,
• Suivre les contrats de maintenance et leurs échéances,
• Préparer des tableaux de suivi et des éléments de reporting,
• Participer à la préparation des audits, contrôles et réunions du service.

Les décisions techniques, les opérations de maintenance et la validation de la remise en service des équipements restent sous la responsabilité des professionnels biomédicaux compétents.

Votre profil et vos compétences :

• Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat de gestion ou administration,
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel, Outlook et Teams
• Vous possédez de bonnes qualités rédactionnelles et une orthographe soignée,
• Vous êtes à l’aise avec le suivi de dossiers, les tableaux de bord et les relances,
• Une expérience dans un établissement de santé, un service technique, les achats ou la maintenance serait appréciée,
• La connaissance d’une GMAO ou d’un logiciel de gestion constitue un atout.

Vos qualités :

• Rigueur et sens de l’organisation,
• Réactivité,
• Discrétion professionnelle,
• Sens du service et qualités relationnelles,
• Adaptabilité et esprit d’équipe.

Rémunération : à partir de 26 000€ brut annuel

Nos avantages au GIE :

• Accord d’intéressement
• Prime décentralisée versée en décembre (5% du brut annuel hors Ségur) et reliquat en janvier
• Prime d’ancienneté évolutive chaque année : +1% par an
• Mutuelle AESIO cotisation salariale à partir de 31€ par mois
• Prise en charge du forfait TCL à 50% – Abonnement TCL réduit : Citypass PDE/PDA
• Parking sécurisé pour vélo
• Politique de formation favorable
• Locaux récents (ouverture en 2019)
• Cafétéria et 2 autres espaces de restauration (prix en moyenne 5€ par repas)
• Conciergerie avec de multiples prestations vous facilitant la vie de tous les jours
• CSE : Participation à la cotisation salariale à la mutuelle et chèques cadeaux
• Actif ‘pôle : Salle de sport accessible aux salariés sur adhésion

Le Médipôle Hôpital Mutualiste promeut l’égalité des chances. Nous étudions les candidatures de tous et nous nous engageons à considérer chaque candidature sur la base des compétences et de l’expérience, en respect de l’ article L1132-1 .