Assistant(e) en temps partiel

UGGC Avocats; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats recherche un(e) assistant(e) à temps partiel pour le département propriété intellectuelle. Vous serez responsable de la gestion administrative, de la facturation et de la préparation des dossiers juridiques. Une expérience souhaitée et une maîtrise des outils informatiques sont nécessaires. La rémunération est à discuter selon le profil et l'anglais courant est requis.

Qualifications

• Idéalement une première expérience dans l’assistanat de direction.
• Impliqué(e) et dynamique avec un goût pour la bonne communication.

Responsabilités

• Gestion des ouvertures de dossiers sur Gestisoft.
• Prise de rendez-vous et gestion des déplacements.
• Rédaction d'emails et de courriers.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Anglais courant

Capacité rédactionnelle

Esprit d'équipe

Bonne communication

Formation

CQP de secrétaire juridique ou bac+2

Outils

Gestisoft

Description du poste

Le cabinet UGGC Avocats, cabinet d'avocats en droit des affaires, recherche pour le département propriété intellectuelle un(e) assistant(e) à temps partiel (environ 28 heures par semaine), dès que possible.

Dans une ambiance bienveillante tant avec l’équipe qu’avec les autres assistantes du cabinet, vous serez amené(e) à réaliser les missions ci-après (les missions du poste ne sont pas figées et vous pourrez être amené(e) à traiter d’autres sujets et pour divers avocats).

Profil recherché

• Titulaire du CQP de secrétaire juridique auprès de l’ENADEP ou d’un bac+2, vous avez idéalement au minimum une première expérience dans le domaine de l’assistanat de direction,
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques,
• Votre anglais est courant,
• Vous avez une bonne capacité rédactionnelle, un état d’esprit volontaire, êtes impliqué(e) et dynamique, un esprit d’équipe. Goût d’une bonne communication.
• Rémunération : A discuter selon le profil

Gestion administrative :

• Ouvertures des dossiers sur le logiciel métier (Gestisoft – une formation interne vous sera dispensée),
• Prise de rendez-vous,
• Gestion des déplacements,
• Rédaction d’emails et de courriers,
• Traitement du courrier de l’équipe (numérisation et envoi),
• Impression et numérisation de documents,
• Revue de documents longs (mise en forme ou anonymisation),
• Classement et archivages

Gestion évènementielle :

• Création et mises à jour des fichiers clients,
• Envoi des invitations pour les évènements de l’équipe et suivi des listes des participants,
• Préparation de l’évènement.

Gestion de la facturation

• Suivi conventions d’honoraires,
• Edition des fiches de préfacturation dit « FPF »,
• Révision des narratifs le cas échéant,
• Envoi des factures par courriel ou sur une plateforme dédiée,
• Suivi des frais (postulants, sous-traitants, etc.),
• Relances ponctuelles des factures impayées.

Gestion juridique :

• Rédaction de courriers et d’actes notamment sur le RPVA (prise de date, placement, constitution, communication de conclusions et pièces, signification à avocat des décisions),
• Préparation des dossiers de plaidoirie,
• Gestion de la CARPA (dépôt de chèque, demande de RIB, virement),
• Prise de renseignements auprès des greffes des tribunaux.