ASSISTANT-E EN GESTION ADMINISTRATIVE (F/H)

École nationale des chartes - PSL; Aubervilliers; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

L'École nationale des chartes - PSL recrute un agent pour coordonner des activités de gestion administrative et financière au sein de ses projets. Le candidat idéal doit avoir une expérience dans l'enseignement supérieur, une bonne maîtrise de l'anglais et des compétences en gestion de projets. Ce poste offre une opportunité de contribuer activement à des projets de recherche variés et d'améliorer les processus au sein de l'établissement.

Qualifications

• Expérience en gestion de projets souhaitable dans l'enseignement supérieur.
• Maîtrise de l'anglais (niveau C1) nécessaire.
• Sens de l'organisation et capacité de communication.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et financière des projets.
• Mettre à jour les dossiers et bases de données liés aux projets.
• Réaliser des tableaux de bord pour le suivi administratif.

Connaissances

Culture administrative

Connaissances budgétaires

Gestion de projet

Communication

Formation

Bac, Bac+1/Bac+2, BEP/CAP

Description du poste

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, cette université favorise le dialogue entre tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Fondée en 1821, l’École nationale des chartes - PSL, composante de l’Université PSL et membre du Campus Condorcet, forme des experts en sciences historiques, philologies et humanités numériques. Elle participe également à l’espace Richelieu.

Le Comité des travaux historiques et scientifiques, fondé en 1834 et installé sur le site du Campus Condorcet, coordonne plus de 3000 sociétés savantes et édite des publications en sciences humaines et sociales (SHS).

Activités principales

L’agent recruté sera chargé de coordonner ou réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative, financière ou de ressources humaines, en respectant les techniques, règles et procédures de l’établissement dans un domaine fonctionnel donné.

Ses missions incluront :

1. Assurer la gestion administrative et financière des projets confiés en appliquant les procédures appropriées.
2. Organiser, alimenter et mettre à jour les dossiers et bases de données liés aux projets de recherche de la DRRI.
3. Préparer, contrôler et suivre les actes de gestion, en anticipant les contentieux éventuels.
4. Participer à l’instruction de dossiers complexes, notamment en anglais.
5. Réaliser des tableaux de bord et extraire des données des systèmes d’information pour le suivi administratif et financier.
6. Proposer et concevoir des outils et processus pour améliorer la gestion des projets, en lien avec les communautés administratives et scientifiques.
7. Coordonner et soutenir la logistique des activités des projets, y compris en anglais.
8. Assurer la circulation de l’information, la communication avec les autres services et partenaires extérieurs.
9. Informer et accompagner les interlocuteurs des projets dans leurs démarches.
10. Apporter un appui ponctuel aux projets scientifiques de la mission d’appui à la recherche et aux relations internationales, y compris en anglais.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Expérience

Une expérience préalable en gestion de projets dans un établissement d’enseignement supérieur ou de recherche serait souhaitable.

Compétences requises

Compétences principales : culture administrative, techniques d’élaboration de documents, connaissances budgétaires, connaissance du secteur de l’enseignement supérieur et de la recherche, maîtrise de l’anglais (niveau C1).

Compétences opérationnelles : gestion de projet, organisation dans un cadre complexe, communication, pédagogie, application des procédures, travail en équipe, maîtrise des logiciels (Excel, Word).

Savoir-être

Sens de l’organisation, rigueur, fiabilité, sens relationnel, capacité de communication.

Diplôme et expérience professionnelle

Aucun diplôme spécifique requis, Bac, Bac+1/Bac+2, BEP/CAP.