Assistant(e) du sous-directeur et de la sous-direction

Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères; France; Sur place; EUR 24 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères cherche un(e) Assistant(e) du sous-directeur pour soutenir l'organisation quotidienne de l'activité. Ce rôle comprend des responsabilités variées, telles que la gestion de l'agenda, l'organisation d'événements et la communication avec les interlocuteurs internes et externes. Le candidat idéal devra avoir de bonnes compétences en gestion administrative et en communication.

Qualifications

• Compétences en gestion administrative et budgétaire.
• Maîtrise des outils de bureautique.
• Bonnes capacités de communication.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer l'agenda et les missions de la sous-directrice.
• Organiser des réunions et des événements.

Connaissances

Gestion administrative et budgétaire

Gestion de l'information

Techniques de communication

Techniques de rédaction

Outils

Bureautique

Description du poste

Assistant(e) du sous-directeur et de la sous-direction

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Réf. Référence : MAE_160b9cde-d922-4a2a-a473-8636ee3af41b

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères
• Localisation : 37, quai d'Orsay, 75007 PARIS

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels De 24072€ à 37380€€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Description synthétique du poste

Assister la sous-directrice et les rédacteurs dans l'organisation quotidienne de leur activité.

Activité principale

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ;
Gérer les courriels de la boîte générique ;
Organisation de grands événements au Centre de conférences ministériel ;
Organiser une grande quantité de visioconférences et d'audioconférences ;
Gérer l'agenda et les missions de la sous-directrice ;
Organiser des réunions ;
Mettre en forme et valoriser les supports écrits ;
Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
Assurer la logistique évènementielle (buffets, réunions internationales), éventuellement en lien avec l'Hôtel du Ministre ;
Gérer l'organisation des réunions d'équipe ;
Gérer les missions et voyages du sous-directeur et des rédacteurs (Notilus) ;
Gérer les archives sur support papier (chrono des notes au départ, dossiers administratifs des agents...) ;
Contribuer au circuit de validation des notes et courriers ;
Effectuer des tâches de secrétariat diverses (demande de fournitures, trouver des solutions à des problèmes divers) ;
Appui budgétaire sur les besoins du service;
Effectuer des tâches administratives diverses ;

Profil recherché

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi :- agent titulaire de la fonction publique de catégorie C- rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au posteAutres voies de recrutement :- agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat- agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 € à 37 380 € annuels bruts.

Durée d'affectation attendue

Détachement sur emploi : détachement d’1 an puis renouvellement de 2 ans, puis dernière annéePar contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée jusqu'au 31 août 2027, renouvelable

Compétences attendues

• Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
• Gestion de l'information - Pratique
• Ministère et ses réseaux - Maîtrise
• Techniques de communication - Débutant
• Techniques de rédaction - Pratique

Détachement sur emploi : détachement d’1 an puis renouvellement de 2 ans, puis dernière annéePar contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée jusqu'au 31 août 2027, renouvelable

Compétences attendues

Connaissance

• Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
• Gestion de l'information - Pratique
• Ministère et ses réseaux - Maîtrise
• Techniques de communication - Débutant
• Techniques de rédaction - Pratique

Savoir-faire

• Accueillir une personne, du public - Maîtrise
• Assister - Expert
• Maîtriser les délais - Maîtrise
• Mettre en forme un document - Expert
• Rechercher des données, des informations - Maîtrise
• Rendre compte - Maîtrise
• Travailler en réseau - Maîtrise

Savoir-être

• Aptitude à l'écoute - Maîtrise
• Etre autonome - Maîtrise
• Etre rigoureux - Expert
• Faculté d'adaptation - Expert
• Faire preuve de discrétion - Expert
• Faire preuve de disponibilité - Maîtrise
• Réactivité - Maîtrise
• Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil

• Bureautique - Maîtrise

Qui sommes-nous?

Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) conçoit et met en œuvre la politique étrangère de la France.

Ses priorités :

• agir dans le monde pour la paix, la sécurité et le respect des droits de l’homme ;
• promouvoir les entreprises françaises sur les marchés extérieurs ainsi que l’attractivité de la France à l’étranger ;
• contribuer à l’organisation d’une mondialisation qui assure un développement durable et équilibré de la planète ;
• assurer la présence des idées, de la langue et de la culture françaises tout en servant la diversité culturelle ;
• gérer la sécurité et l’administration des Français à l’étranger.

Service de rattachement: DGP - Direction des affaires stratégiques, sécurité et désarmement - Sous-direction contrôle des armements et de l'OSCE

Poste de travail: 0001008281

Vacant à partir du 01/08/2025

Secrétaire

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