ASSISTANT.E DIRECTION EXECUTIVE GEOGRAPHIES - F / H

Assurer des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres de l'équipe.

Activités

1. Réaliser les missions de secrétariat des équipes de la Direction exécutive Géographies :

   • Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques)
   • Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des responsables
   • Rédiger des courriers / notes / CR
   • Mettre en forme des supports de réunions, séminaires
   • Assurer l'accueil téléphonique et physique des divisions appuyées
   • Tenir à jour une documentation, un classement
   • Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.)
   • Organiser la logistique de réunions ou séminaires.

2. Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe :

   • Elaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc.
   • Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes
   • Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes
   • Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes
3. Assurer l’intérim de l’assistant.e du Directeur exécutif.
4. Rédiger des comptes rendus de réunions.

La Direction exécutive Géographies comprend 4 départements géographiques disposant chacun d’assistant.e.s. 4 divisions (CCC, GEP, CRC, PAO), deux cellules (SID, PRE) et plusieurs agents (chargé de gestion, contrôleur budgétaire et conseillers) sont directement rattachés au Directeur exécutif et à ses adjoints. L’ensemble de ces équipes seront appuyées par un binôme d’assistant.e.s dont les périmètres devraient être répartis de la façon suivante :

• Un.e assistant.e plus spécifiquement en charge d’appuyer les équipes directement rattachées à la direction exécutive
• Un.e assistant.e plus spécifiquement en charge d’appuyer le Directeur exécutif et ses adjoints

Les périmètres pourront être ajustés en fonction des besoins de la direction exécutive, notamment en période d’intérim. Les deux travailleront autant que possible en binôme. Le poste est basé à Paris.

Compétences requises :

• Capacité de prise de note et de rédaction
• Capacité d'organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres)
• Flexibilité et proactivité
• Bon sens relationnel
• Esprit d'équipe
• Maîtrise de l'anglais et idéalement autres langues (espagnol et / ou portugais)
• Maîtrise des outils bureautiques

Institution financière publique et solidaire, l’AFD est l’acteur central de la politique de développement de la France. Elle s’engage sur des projets qui améliorent concrètement le quotidien des populations, dans les pays en développement, émergents et l’Outre-mer. Intervenant dans de nombreux secteurs - énergie, santé, biodiversité, eau, numérique, formation - l’AFD accompagne la transition vers un monde plus sûr, plus juste et plus durable, un monde en commun. Son action s’inscrit pleinement dans le cadre des objectifs de développement durable (ODD). Présente dans 115 pays via un réseau de 85 agences, l’AFD accompagne aujourd’hui plus de 4 000 projets de développement. En 2019, elle a engagé 14,1 milliards d’euros au financement de ces projets. L'AFD met en œuvre une politique volontariste pour l'emploi direct et indirect des personnes en situation de Handicap.