Assistant(e) des moyens généraux (H/F)

None; Castet-Arrouy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence recherche un(e) assistant(e) des services généraux pour participer à la gestion opérationnelle d'une structure. Le poste nécessite une expérience confirmée en assistanat de direction avec des responsabilités variées, allant de la gestion de la flotte automobile à la mise en conformité RGPD. Les qualités attendues comprennent rigueur, autonomie, et sens du service. Le candidat idéal saura également travailler en coordination avec plusieurs services tout en maîtrisant les outils bureautiques, notamment Excel.

Qualifications

• Expérience confirmée dans un poste similaire en services généraux ou assistanat de direction.
• Bonne compréhension des enjeux liés aux achats et à la gestion contractuelle.
• Capacité d'adaptation à un environnement associatif ou multi-sites.

Responsabilités

• Gérer la flotte automobile ainsi que les contrats prestataires.
• Élaborer des tableaux de bord Excel et suivre le budget.
• Contribuer à la mise en conformité RGPD et administrer des outils numériques.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Sens du service

Capacité à gérer des priorités

Outils

Excel avancé

Description du poste

L’agence LIP Office recherche pour l’un de ses clients, un(e) assistant(e) des services généraux.

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vous participerez à la gestion quotidienne et opérationnelle des services généraux de la structure, tout en apportant un appui sur des dossiers transverses (achats, flotte automobile, bâtiment, RGPD, etc.).

Pilotage opérationnel des services généraux :

Gérer la flotte automobile : commandes, renouvellements, contrats d’assurance, sinistres, suivi des dépenses et reporting,
Suivre les contrats prestataires (entretien, maintenance, téléphonie, photocopieurs, etc.) et assurer la relation avec les fournisseurs,
Assurer la gestion des baux d’une SCI et la mise en œuvre des obligations réglementaires (dont le décret tertiaire),
Participer à la mise en œuvre et au suivi des politiques d’achat mutualisés (appels d’offres, suivi contractuel, optimisation),
Organiser les déplacements professionnels et les séminaires (réservations, logistique, budgets).

Suivi administratif et reporting :

Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord Excel (suivi flotte, dépenses, contrats, investissements…),
Appuyer la Direction dans le suivi budgétaire et la préparation des bilans d’activité,
Rédiger ou actualiser les procédures internes liées au périmètre.

Appui à la conformité RGPD & outils numériques :

Contribuer à la mise en conformité RGPD en lien avec le DPO : suivi des traitements, documentation, vérification contractuelle avec les sous-traitants.
Participer à l’administration de certains outils numériques (SIRH, Intranet, logiciels métier) et accompagner les utilisateurs.
Une expérience confirmée dans un poste similaire en services généraux ou assistanat de direction polyvalent est exigée.

La bonne compréhension des enjeux liés à la flotte automobile, aux achats, aux bâtiments et à la gestion contractuelle ainsi qu’une excellente capacité d’adaptation à un environnement associatif ou multi-sites est essentielle.

Qualités requises :

Rigueur, autonomie, sens du service et de la confidentialité.
Capacité à gérer des priorités et à travailler en coordination avec plusieurs services.

Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé requis).