ASSISTANT(E) DES ACTIVITES H/F

TN France; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste captivant dans une entreprise dynamique, dédié à la gestion administrative des formations professionnelles. Vous serez le lien entre les usagers et les financeurs, assurant un accueil chaleureux et un traitement efficace des demandes. Avec une formation en gestion administrative, vous utiliserez vos compétences en Excel et votre aisance relationnelle pour fluidifier les processus. Rejoignez une équipe qui valorise l'autonomie, l'initiative et le travail collaboratif, tout en contribuant à l'épanouissement des stagiaires dans un environnement enrichissant.

Qualifications

• Aisance dans le traitement des chiffres et bonne pratique d'Excel.
• Autonomie, prise d'initiative, et bonne organisation sont essentielles.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des actions de formation professionnelle.
• Accueillir et orienter les clients sur les activités et services.
• Traiter les demandes de devis et gérer les inscriptions.

Connaissances

Gestion administrative

Aisance téléphonique

Excel

Organisation

Relationnel

Autonomie

Prise d'initiative

Travail en équipe

Adaptabilité

Formation

Bac à Bac type gestion administrative

Description du poste

Le poste

Ce poste a pour objet d’assurer le suivi administratif nécessaire à l’activité Formation professionnelle en lien direct avec le responsable d’activité.

Il doit notamment permettre:

de fluidifier la réponse aux appels téléphoniques et demandes des usagers ;

de participer au traitement du suivi administratif des actions de formation professionnelle.

Missions en relation avec les usagers et partenaires:

Accueil physique et téléphonique

Traitement des boîtes mail dédiées

Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription.

Traiter les demandes de devis

Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des activités :

Saisie des catalogues de formation sur les logiciels internes et externes.

Traiter les demandes de devis, aide à la constitution des dossiers de demande de financement, assurer la liaison avec les financeurs

Traitement complet des inscriptions dans les logiciels (internes et/ou externes) ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; convocation; préparation des documents, des départs,; confirmations clients ; relances clients, etc.); aide à la constitution, saisie des dossiers de rémunération des stagiaires

Traitement de l’assiduité des stagiaires sur les différents logiciels internes et externes.

Traitement de la facturation, relances clients, encaissement de la trésorerie associée selon les procédures établies

Suivi des réalisations des stagiaires

Participer à l’élaboration des bilans d’action

Assurer diverses tâches de secrétariat

Profil recherché

Ø FORMATION: Bac à Bac type gestion administrative

Aisance dans le traitement des chiffres, bonne pratique d’Excel, aisance téléphonique, bonne organisation et rigueur.

Aisance relationnelle, autonomie et prise d'initiative seront appréciées

Travail en équipe et adaptabilité seront de mise

Ø EXPERIENCE: au moins 1 an dans un poste de gestion administrative

La connaissance du secteur associatif et du secteur socio-éducatif et du secteur de la formation professionnelle serait un plus