Assistant(e) Départements Académiques – Coordination

Excelia Group

La Rochelle

Hybride

EUR 27 000 - 36 000

Plein temps

14 jours+

Générateur de candidature

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Avantages offerts par ce poste

35 heures annualisées

30 jours ouvrés de congés payés par an

Titres-restaurants 7 € par jour

Forfait mobilités durables jusqu’à 250

Mutuelle famille et régime de prévoy 2

Télétravail jusqu’à 2 jours par semana

Résumé du poste

Excelia Business School recrute un.e Assistant.e des Départements Académiques en CDD à temps plein sur le campus de La Rochelle. Vous accompagnez les Directeurs de départements dans le suivi administratif et opérationnel et travaillez en lien avec les enseignants-chercheurs et les directions.

Vous assurez la saisie des prévisions d’enseignement dans GAÏA, veillez à la fiabilité des données et gérez les intervenants occasionnels et les dossiers administratifs; vous contribuez au respect des

Qualifications

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum, idéalement dans les domaines de l’administration, de la gestion ou de l’assistanat.
Vous disposez d’une première expérience réussie dans des fonctions administratives ou de coordination ;
Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie et savez gérer plusieurs dossiers simultanément ;
Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et appréciez le travail avec des interlocuteurs variés ;
La maîtrise de l’anglais constitue un plus dans l’environnement international d’Excelia.

Responsabilités

Assurer la saisie, la mise à jour et le suivi des prévisions d’enseignement, affectations pédagogiques et plans de charge des enseignants-chercheurs dans GAÏA, l’outil de gestion académique de l’établissement.
Veiller à la fiabilité et à l’actualisation des données relatives aux activités d’enseignement, en lien avec les Directeurs de départements et les services concernés ;
Assurer la gestion administrative des intervenants occasionnels : création et mise à jour des dossiers, collecte des pièces nécessaires, intégration des CV et suivi des informations administratives ;
Contribuer au suivi des obligations institutionnelles, réglementaires et qualité liées à l’activité des départements, notamment dans le cadre des demandes des rectorats, des campagnes d’accréditation, des audits et des démarches de certification ;
Participer à la collecte, à la consolidation et à la fiabilisation des données et pièces justificatives nécessaires à ces démarches, dans le respect des procédures internes et des règles relatives à la protection des données personnelles ;
Apporter un appui quotidien aux Directeurs de départements dans le suivi de leur activité : préparation et suivi des dossiers, relances, consolidation d’informations et coordination avec les différents interlocuteurs internes ;
Contribuer à l’organisation et au suivi administratif des recrutements d’enseignants permanents et d’intervenants occasionnels ;
Organiser les réunions des départements et pôles académiques, préparer les éléments nécessaires et assurer, lorsque requis, la rédaction et la diffusion des comptes rendus ;
Participer aux projets et dossiers transversaux de la Faculté nécessitant coordination, collecte, consolidation et suivi d’informations ;
Contribuer, plus largement, au bon fonctionnement administratif des départements académiques et à la qualité des échanges avec les différents services de l’établissement.