Assistant(e) de sous-direction H/F

Secrétariat général (SG); Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Secrétariat général (SG) recherche un/une assistant(e) de direction pour rejoindre leur équipe à Paris. Vous serez responsable de l'organisation et du suivi administratif au sein des sous-directions, garantissant ainsi la continuité du service. Ce rôle exige une personne engagée, organisée et capable de travailler sous pression dans un environnement dynamique. Une maîtrise des outils bureautiques et des valeurs comme le pragmatisme et la cohésion sont essentielles pour le poste.

Prestations

Télétravail possible

Qualifications

• Confirmé pour ce poste.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques requise.
• Formation accessible sur les applications métiers.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des sous-directeurs et gérer les rendez-vous.
• Organiser les réunions internes et le classement des documents.
• Gérer les processus budgétaires et la logistique.

Connaissances

Maîtrise des applications bureautiques standard

Engagement

Pragmatisme

Agilité

Professionnalisme

Cohésion

Vigilance

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Outils

Eparaf

Raqam

Galileo

Description du poste

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Secrétariat général (SG)
  Ministère de l'Economie te des financesSecrétariat général - Service des achats et des finances – Bureau affaires transverses

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Les fonctions d’assistance couvrent le périmètre des sous-directions SAFI1 et SAFI2. Afin de garantir le maintien du bon fonctionnement du service, l'assistante des deux sous-directions du SAFI et l’assistante du chef de service s’organisent, sous l’autorité du responsable du BAT, pour assurer la continuité du service rendu pour les sous-directions et le service, notamment en cas d'absence ou d'empêchement.
Le poste couvre des missions d’assistance de direction :
- assurer l'activité du secrétariat des sous-directeurs SAFI1 et SAFI2 et de leurs structures ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ;
- gérer les prises de rendez-vous et optimiser les agendas des sous-directeurs ;
- organiser des réunions internes et externes en lien avec les équipes métier du SAFI (convocations, ordre du jour, préparation des dossiers et travaux de reprographie, logistique…) ;
- assurer la mise en forme des notes et documents sous-directionnels ;
- garantir l’enregistrement des notes et documents dans le SI EPARAF ;
- faire la relève du courrier, enregistrer dans l’application interne de gestion de dossiers et diffuser le courrier (postal et dématérialisé) ;
- organiser et gérer le classement et l'archivage des documents sous-directionnels, notamment sur les serveurs respectifs des deux sous-directions SAFI1 et SAFI2.
Le poste couvre également des missions spécifiques :
- constituer des dossiers réalisés au cours des différentes phases des processus budgétaires : programmation budgétaire, comptes rendus de gestion, questions parlementaires, dossiers ministres constitués pour les débats relatifs aux lois de finances et aux lois de règlement ;
- participer à diverses tâches de gestion de proximité en lien avec le responsable BAT pour l’ensemble du SAFI : organiser et suivre les déplacements professionnels, commander les fournitures et le petit matériel de bureau, commander la signalétique de porte des nouveaux arrivants et les clefs ;
- participer au développement de la communication au sein du SAFI.

Profil recherché

"La maîtrise des applications bureautiques standard (traitement de texte, tableur...) est requise ; pour l'utilisation des applications métier (Eparaf, Raqam, Galileo...) des formations seront proposées.
Chaque agent du SAFI doit partager les valeurs qui l'animent : l’engagement, le pragmatisme, l’agilité, le professionnalisme, la cohésion, la constance et la vigilance."

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Personnes à contacter

"[e-mail] [e-mail]"

Qui sommes-nous?

"Au ministère de l’économie et des finances, mettez votre talent au service d’une économie forte et durable »
Le service des achats et des finances (SAFI) est un service du secrétariat général des ministères économiques et financiers regroupant environ 100 agents.
Il comporte deux sous-directions, l'une chargée de de la coordination des travaux budgétaires des différentes missions et programmes portés par le ministère (SAFI 1), l'autre (SAFI 2) chargée de prestations financières pour l'administration centrale, de l'animation et du pilotage de la chaîne de la dépense dans ses volets systèmes d'information et organisation financière, du portage des programmes 134 et 218, du pilotage de la fonction achat au des ministères économiques et financiers et de la réalisation des achats hors informatique du Secrétariat général de Bercy.
La gestion des moyens RH, du secrétaiat du service, de la logistique, de l'informatique et de la régie du secrétariat général est effectuée par le bureau affaires transverses (BAT) placé sous la responsabilité du chef de service. Le poste d'assitant(e) de sous-direction relève du bureau «affaires transverses» (BAT) du SAFI, composé de 13 agents"

"Métro lignes 6 et 14 (station Bercy) - RER A et D et métro ligne 1 (station Gare de Lyon).
Principaux interlocuteurs : bureaux du SAFI, directions et services de l'administration centrale, cabinets ministériels, Cour des comptes, Assemblée nationale, Sénat.
Activité télétravaillable en alternance avec l'assistante du chef de service.
Pics saisonniers, notamment en période d'élaboration des documents budgétaires."

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de direction

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