ASSISTANT-E DE SERVICE

Institut national de l'information géographique et forestière (IGN); Île-de-France; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Institut national de l'information géographique et forestière (IGN) recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir le service dans la gestion administrative et logistique. Le candidat idéal saura organiser efficacement, rédiger des documents professionnels, et travailler en étroite collaboration avec divers services. Ce poste offre l'opportunité de contribuer à des projets stratégiques tout en développant une compréhension approfondie des enjeux liés à l'information géographique.

Qualifications

• Expérience en rédaction de documents tels que comptes rendus et notes de service.
• Capacité à participer à des projets stratégiques.
• Intérêt pour l'information géographique et le numérique.

Responsabilités

• Assurer des tâches de secrétariat comme la gestion des agendas et des courriers.
• Organiser les déplacements des agents du service.
• Participer à la gestion des ressources humaines au sein du service.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Rédaction de documents professionnels

Filtrage et orientation de l'information

Accueillir et gérer les appels

Maîtrise des outils bureautiques

Organisation de l'archivage

Formation

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Description du poste

Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Institut national de l'information géographique et forestière (IGN)
  Institut National de l'Information Géographique et Forestière (IGN)

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

L’assistant de service assiste l'encadrement des services principalement SPP et PEPS dans la coordination administrative et logistique. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les assistants (es) des autres services de la DP et avec les autres assistant.e.s de direction pour garantir une continuité de service et une harmonisation des pratiques de gestion.

Ses missions principales sont :

• Assurer les tâches de secrétariat classique (accueil, traitement du courrier, gestion d’agendas, téléphonie, gestion documentaire, et rédiger des courriers, notes de service, certificats administratifs et comptes rendus de réunion…)
• Organiser les déplacements des agents du service sur l’ensemble des volets (administratif, logistique et financier)
• Être le relais de la DRH pour la direction de service et les agents sur les différents sujets RH (gestions collective et individuelle) et appuyer le responsable formation du service dans la mise en œuvre et le suivi du plan de formation des agents
• Participer aux opérations courantes d’achat dans le système de gestion (demandes d’achat, entrées de marchandise, facturations...)
• Contribuer au développement de la communication interne du service, fluidifier les flux d’informations ascendants et descendants au sein du service
• Organiser et/ou participer à l’organisation d’évènements et de réunions

Profil recherché

Vous aimez participer à des projets stratégiques et favoriser la collaboration entre différents partenaires diversifiés (internes et externes).

Vous êtes intéressé-e par l’information géographique, le numérique, et avez le sens de l’intérêt général.

Vous avez de l’expérience en rédaction de documents professionnels (courriers administratifs, comptes rendus, notes de service).

Vous êtes reconnu-e pour votre savoir faire en matière de diffusion de l'information de manière ascendante, descendante, transversale, en interne et/ou en externe.

La rémunération sera fonction du diplôme et de l’expérience du profil retenu.

Compétences techniques :

• Savoir gérer un agenda et/ou planning
• Savoir rédiger des documents professionnels (comptes rendus, notes, courriers, rapports, études, cahier des charges...)
• Savoir filtrer et orienter l'information
• Savoir assurer la gestion de l'accueil, des appels et des messages téléphoniques de son service
• Savoir maîtriser les outils bureautiques et les outils métier spécifiques
• Savoir organiser l'archivage et le classement des documents

Compétences organisationnelles :

• Savoir respecter les délais et les procédures
• Savoir faire preuve de rigueur dans son travail
• Savoir aller chercher l'information auprès des personnes ressources
• Savoir se tenir informé de l’actualité de l’établissement et de son environnement professionnel
• Savoir centraliser et/ou transmettre de l'information

Compétences relationnelles :

• Savoir collaborer et travailler en équipe en entretenant de bonnes relations
• Savoir établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs internes et/ou externes
• Savoir communiquer efficacement en pratiquant l'écoute active
• Savoir faire preuve de discrétion et de réserve

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Qui sommes-nous?

L’Institut national de l’information géographique et forestière (IGN) est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de l’écologie et de la forêt. Sa vocation est de produire et diffuser des données (open data) et des représentations (cartes en ligne et papier, géovisualisation) de référence relatives à la connaissance du territoire national et des forêts françaises ainsi qu'à leur évolution.

Grâce à son école d’ingénieurs,l'ENSG-Géomatique, et à ses équipes de recherche pluridisciplinaires, l’institut cultive un potentiel d’innovation de haut niveau dans plusieurs domaines (géodésie, forêt, photogrammétrie, intelligence artificielle, analyse spatiale, visualisation 3D, etc.).

Descriptif du service

La DP est composée d’une équipe de direction et de 4 services :

• Service du pilotage économique, de la planification et du support (PEPS)
• Service des partenariats et des relations institutionnelles (SPRI)
• Service des projets et des prestations (SPP)
• Service de l'offre et des communs (SOC)

Au sein de la DP, le SPP assure le conseil auprès d’utilisateurs potentiels en vue de préciser leurs besoins. Il évalue la faisabilité d’une réponse à un besoin nouveau, externe ou interne. Il assure et organise le montage des projets et prestations en réponse à un appel d’offres ou une demande validée, assure ou pilote leur réalisation après la commande interne. Il propose le recours à la sous-traitance et assure, le cas échéant, le pilotage conjoint avec le maître d’œuvre interne. Il assure le pilotage des projets d’innovation visant à réduire la dette technique de l’IGN ou de ses partenaires.

Renseignements :

Aucune candidature reçue par mail ne sera traitée

Vacant à partir du 01/08/2025

Assistante / Assistant de direction

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