Assistant-e de la Directrice de l'Administration (H/F)

Description
Réf : 25-8-P-ADM-DOA

Les missions : L'European Synchrotron Radiation Facility (ESRF) recherche un-e Assistant-e de la Directrice de l'Administration pour assurer un soutien administratif et organisationnel de haut niveau. Sous la supervision directe de la Directrice de l'Administration, vous serez en charge de diverses tâches administratives et organisationnelles en anglais et en français, notamment :

1. assister à la préparation des documents et des réunions,
2. gérer l'agenda et les courriels de la Directrice,
3. préparer et assurer le suivi des documents soumis au Comité de Direction,
4. assurer le soutien logistique et administratif des réunions du Comité Administratif et Financier (AFC) (deux fois par an), en collaboration avec l'assistante du Service Finances,
5. assurer le support et la liaison avec les chefs de service/groupe au sein de la Division Administration,
6. organiser les réunions de négociation avec les syndicats de l'ESRF, assurer la prise de notes, rédiger les comptes rendus et gérer la documentation associée,
7. publier les informations destinées au personnel sur l'intranet.

Les compétences :

Formation :

• diplôme de l'enseignement secondaire (BTS, DUT, Licence, ou équivalent d'au moins 120 ECTS).

Expérience :

• minimum 5 ans d'expérience professionnelle, incluant une exposition aux sujets Ressources Humaines.

Compétences Techniques :

• maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint),
• capacité à s'adapter rapidement aux nouvelles technologies administratives.

Compétences Clés :

• excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités,
• flexibilité, adaptabilité et discrétion dans la gestion des informations confidentielles,
• capacité à travailler de manière autonome et collaborative à tous les niveaux,
• très bonnes compétences en communication et diplomatie.

Langues :

• excellente maîtrise de l'anglais et du français (écrit et oral) indispensable.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 5 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie

Langue

• Anglais