Assistant(e) de la Direction Juridique et Assurances H / F

SPIE Groupe; Cergy; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

SPIE Groupe, leader européen des services multi-techniques, recherche une Assistante Juridique à Cergy. Vous aurez pour missions le secrétariat juridique, la gestion des documents, l'organisation des déplacements ainsi que la tenue des listes des membres du Conseil d'administration. Avec plus de 10 ans d'expérience dans un environnement juridique, vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et maîtrisez parfaitement l'anglais. Ce poste nécessite une excellente gestion des priorités et un respect strict des délais.

Qualifications

• Plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et/ou d'assurances.
• Rigoureux(se) et organisé(e), excelle dans la gestion des priorités et le respect des délais.
• Maîtrise parfaite de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.

Responsabilités

• Secrétariat juridique de la DJA incluant formalités auprès du greffe et des CAC.
• Correction et mise en page de documents en anglais et en français.
• Organisation des déplacements et des réunions.
• Gestion des notes de frais et des absences.
• Suivi des abonnements et réception de courriers.
• Mise à jour du site intranet du Groupe.
• Gestion des bons de commande et suivi des factures.
• Co-administration de l'outil documentaire du Conseil d'administration.

Connaissances

Gestion des priorités

Organisation

Anglais (écrit et oral)

Outils

Diligent

IFS

Excel

Description du poste

SPIE est le leader européen indépendant des services multi-techniques dans les domaines de l'énergie et des communications. Nos 55 000 collaborateurs sont engagés pour réussir avec nos clients la transition énergétique et la transformation numérique.

SPIE a réalisé, en 2024 un chiffre d'affaires consolidé de 9,9 milliards d'euros et un EBITA consolidé de 712 millions d'euros.

Rattaché(e) au Directeur Juridique et Assurances Groupes, vos principales missions seront :

Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….

Correction et mise en page de documents, courriers, présentations (en anglais et en français)

Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d'administration), conventions annuelles, …

Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)

Suivi des abonnements de la DJA

Réception de courriers / dépôts d'actes d'huissiers : affaires / contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d'un tableau Excell).

Mise à jour du site intranet du Groupe

Missions plus particulières :

• Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
• Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)

Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)

Gouvernance

• Co-administrateur de l'outil documentaire du Conseil d'administration : Diligent
• Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
• Convocations des membres des Conseils d'administration
• Registre de présence
• Suivi des traductions des PV des Conseils d'administration
• Transcription des PV Boards et AG sur les registres
• Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
• Gestion des notes de frais des administrateurs

Liste des initiés du Groupe

• Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
• Suivi des courriers d'entrées / sorties

Vous possédez plus de 10 ans d'expérience en assistanat de direction, idéalement dans un environnement juridique et / ou d'assurances.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous excellez dans la gestion des priorités et le respect des délais.

Vous maîtrisez parfaitement l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral.

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Assistante Juridique • Cergy-Pontoise, Île-de-France, France