ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE RH

AD Consultem; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans la mobilisation des aides publiques recherche un(e) Chargé(e) de Gestion RH. Ce poste inclut la création de dossiers de subvention, le suivi administratif des demandes et une interaction constante avec les clients et organismes publics. Vous devez être organisé(e), discret(e) et capable de travailler en équipe, tout en respectant les délais impartis. Une formation de niveau Bac +3 dans les ressources humaines est exigée.

Prestations

Chèques déjeuner

Prise en charge à 50 % du titre de transport

Mutuelle d’entreprise

Qualifications

• Compétences en gestion administrative appréciées.
• Connaissance des dispositifs de financement de la formation et de l’emploi est fortement appréciée.
• Organisé(e) et rigoureux(se), capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.

Responsabilités

• Création et constitution des dossiers de demande de subvention dans le domaine des ressources humaines et de la formation.
• Suivi administratif des demandes de subvention pour les formations.
• Relance proactive des parties prenantes pour obtention de documents manquants.

Connaissances

Aisance à l’oral

Rigueur rédactionnelle

Capacité à travailler en autonomie

Esprit d’équipe

Sens du service client

Discrétion et respect de la confidentialité

Maintien d’une attitude calme et constructive en situation de tension

Formation

Formation de niveau Bac +3 minimum dans le domaine des ressources humaines

Outils

Pack Office

Description du poste

AD Consultem, expert reconnu depuis plus de 20 ans, est le leader en France dans la mobilisation des aides publiques liées aux ressources humaines. Nous accompagnons nos clients de manière opérationnelle dans la gestion administrative des dispositifs d’aides au recrutement, de l’identification des opportunités jusqu’à l’extinction des versements. Grâce à une expertise pointue et une parfaite maîtrise des mécanismes publics, nous permettons à nos clients de sécuriser et d’optimiser l’obtention de ces aides, tout en allégeant leurs ressources internes.

AD Consultem intervient également dans l’externalisation de la gestion de la formation, en appui aux départements RH et formation.

Nous apportons à nos clients un accompagnement personnalisé ainsi qu’une gestion administrative et financière rigoureuse de leurs dossiers.

Notre ambition est de devenir un partenaire incontournable, en prenant en charge tout ou partie de la gestion administrative de ces dossiers, dans une logique de performance, de sécurité et de création de valeur.

Rejoindre nos équipes, c’est avant tout partager nos valeurs fondatrices :

• Le respect du client,
• La fiabilité et l’éthique professionnelle,
• La loyauté.

Ensemble, nous visons des objectifs communs, tels que :

• La réduction au strict minimum du temps d’intervention des services RH , qui sont entièrement déchargés de la gestion des dossiers,
• L’accès à des aides que l’entreprise n’aurait probablement jamais mobilisées seule, ou seulement de manière partielle,
• L’obtention optimale des aides disponibles , avec la garantie de mobiliser l’ensemble des dispositifs auxquels l’entreprise peut prétendre,
• Un suivi administratif complet , jusqu’à l’extinction des versements des subventions,
• Une externalisation sécurisée de la gestion de l’alternance , dans un cadre structuré et fiable.

Descriptif des missions :

Relations avec les clients et les organismes publics

• Création et constitution des dossiers de demande de subvention (dans le domaine des ressources humaines et de la formation).
• Collecte, vérification et organisation des pièces administratives nécessaires à la complétude des dossiers.
• Suivi administratif des demandes de subvention pour les formations (en lien avec les ressources humaines).
• Réponse aux sollicitations des clients concernant l’état d’avancement des dossiers (appels entrants et sortants).
• Relance proactive des parties prenantes (clients, partenaires, organismes publics pour l’obtention de documents manquants, signatures, ou compléments d'information).
• Mise à jour régulière des tableaux de bord internes.
• Veille rigoureuse au respect des délais pour l’envoi et la constitution complète des dossiers, afin d'assurer leur traitement dans les temps impartis.

Qualité et contrôle

• Vérification de la cohérence et de la complétude des informations saisies dans les tableaux de bord et les outils de reporting internes.
• Contrôle de la bonne réception des documents transmis par les différents interlocuteurs internes et externes.
• Garantie de la qualité et de la clarté des communications écrites : lettres, e-mails, reportings, conventions, CERFA, etc.
• Animation de points hebdomadaires (briefings) avec la direction pour faire le point sur : L’évolution des dossiers en cours : Les informations prioritaires à connaître ;Les points de vigilance éventuels.

Cette liste de missions est non exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de la structure.

Savoir-Être

• Aisance à l’oral
• Rigueur rédactionnelle
• Capacité à travailler en autonomie
• Esprit d’équipe
• Sens du service client
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Maintien d’une attitude calme et constructive en situation de tension

Savoir-Faire

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Mise à jour régulière des tableaux de bord RH
• Connaissance de la réglementation en vigueur (notamment en lien avec les dispositifs de formation et d’emploi)
• Rédaction de documents administratifs et professionnels

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et dotée d’un excellent sens du service. Autonome tout en appréciant le travail en équipe, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais impartis. Vous faites preuve d’une grande aisance relationnelle, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, et êtes capable de communiquer avec des interlocuteurs variés (clients, organismes publics, partenaires institutionnels…).

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et disposez de solides compétences en gestion administrative. Une connaissance des dispositifs de financement de la formation et de l’emploi est fortement appréciée.

Doté(e) d’une grande discrétion et du sens de la confidentialité, vous êtes à l’aise dans un environnement exigeant et savez faire preuve de réactivité face aux imprévus. Votre rigueur, votre esprit d’analyse et votre capacité à prioriser les tâches sont des atouts indispensables pour réussir dans ce poste.

Niveau et spécialité d’études : Formation de niveau Bac +3 minimum dans le domaine des ressources humaines ( diplôme obtenu obligatoirement )

Type de contrat : CDD de 6 mois à temps plein

Date de début : Dès que possible

Rémunération : 28 à 30 k€ (selon le profil)

• Chèques déjeuner
• Prise en charge à 50 % du titre de transport
• Mutuelle d’entreprise

Chargé(e) de Gestion RH, Chargé(e) de Formation, Assistant(e) de Formation.

Localisation : 39 Rue de Courcelles, 75008 Paris

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