Assistant(e) de gestion administrative (H/F)

DELEGATION NOUVELLE AQUITAINE; Poitiers; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation régionale à Poitiers recherche un employé qualifié pour assurer la gestion des demandes de financement et le suivi administratif. Ce poste nécessite une expérience d'un mois, un BAC ou équivalent, ainsi qu'une maitrise des outils bureautiques, notamment Excel. Vous serez responsable de l'instruction des dossiers et du soutien aux activités de formation. Les candidatures doivent être envoyées par CV et lettre de motivation à l'adresse fournie.

Qualifications

• Connaissances de base du fonctionnement des collectivités territoriales et du statut de la Fonction Publique Territoriale.
• Capacité d'adaptation aux outils numériques et de gestion des priorités.

Responsabilités

• Assurer le suivi et l'instruction des demandes de financement au CNFPT.
• Préparer et communiquer les accords de prise en charge.
• Apporter un appui administratif aux activités de la direction.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation de sessions de formation professionnelle

Maîtrise des outils bureautiques

Communication

Formation

BAC ou BAC + 2

Outils

Excel

Description du poste

Poste situé à Poitiers. Contrat non permanent du 1er novembre jusqu\'à fin décembre avec possibilité de renouvellement. Sous l\'autorité du Directeur de la qualité de l\'offre de la Nouvelle Aquitaine, vous assurez :

Mission Apprentissage

• En lien avec la coordinatrice apprentissage
• Instruction des demandes de financement adressées au CNFPT par les Organismes de Formation par Apprentissage (OFA) référencés et envoi des Accords de Prise en Charge aux OFA et employeurs territoriaux
• Vérification de l\'éligibilité des demandes, de la complétude et de la cohérence des dossiers
• Enregistrement des demandes dans les bases de données via des macros Excel
• Génération des accords de prise en charge, classement des pièces utiles au traitement comptable
• Communication des accords de prise en charge et travaux de secrétariat
• Préparation des mailings
• Mise à jour des tableaux de suivi
• Accueil téléphonique des OFA et des employeurs territoriaux et réponse au premier niveau d\'information
• Suivi de dossiers thématiques (ruptures de contrat ; RQTH)

Qualité de l\'offre de service

• En lien avec les conseillers en formation
• Appui administratif et logistique aux activités de la direction : gestion administrative des activités et mise en place des conditions logistiques exigées pour les différentes activités (innovation publique territoriale, qualité de l\'offre, accompagnement au développement numérique, développement et innovation en formation, relation et accompagnement des intervenants)
• Activités de secrétariat : accueil physique et téléphonique, traitement des courriels, mise en forme des documents, archivage
• Depuis 2022, de nouvelles missions attribuées à la coordination de l\'apprentissage (recensement, communication auprès des CT, organisation de webinaires, réponses aux questions et saisie des collectivités qui n\'ont pas répondu)

Profil et compétences

• Niveau BAC ou BAC + 2
• Connaissances de base du fonctionnement et de l\'organisation des collectivités territoriales et du statut de la Fonction Publique Territoriale
• Aptitudes et/ou expérience en matière de gestion administrative et d\'organisation de session de formation professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des techniques d\'accueil
• Capacité à s\'adapter à l\'usage d\'applications métier numériques
• Capacité d\'organisation et d\'adaptation : gestion des priorités, anticipation et réactivité, polyvalence, rigueur
• Capacité à travailler en autonomie et à entretenir des relations collaboratives au sein de l\'équipe et avec les autres services et antennes de la délégation régionale

Expérience

• 1 mois : Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent

Compétences

• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Rédiger un rapport, un compte rendu d\'activité
• Utiliser les outils numériques

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Formation continue d\'adultes

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Pour toute question sur le poste : [e-mail]