Assistant(e) de gestion administrative (h/f)

TN France; Grand Est; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante se présente au sein d'une collectivité dynamique, où vous jouerez un rôle clé en tant qu'adjoint administratif. Vous serez responsable de la gestion du courrier, de l'accueil du public et de l'organisation des réunions. Ce poste offre un environnement de travail collaboratif, idéal pour ceux qui aiment interagir avec les citoyens et contribuer à la vie administrative. Si vous êtes organisé, autonome et avez une maîtrise des outils bureautiques, cette position pourrait être le tremplin idéal pour votre carrière dans le secteur public.

Qualifications

• Capacité à travailler en équipe et à interagir avec le public.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Responsabilités

• Gestion du courrier et accueil du public.
• Préparation des dossiers pour les réunions et conseils.

Connaissances

Communication avec le public

Utilisation des outils bureautiques

Gestion du courrier

Organisation

Formation

Diplôme de niveau Bac

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Rémunération indicative : Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle (équivalent 13ème mois)

Descriptif de l'emploi

Placée sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, vos missions principales seront :

1. Gestion du courrier arrivée et départ
2. Assurer l’accueil téléphonique et physique de la collectivité
3. Gestion de l’agenda des salles de réunions de l’Hôtel de Ville
4. Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu…)
5. Gestion et suivi des conventions
6. Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations, …)
7. Suivi des bureaux et des conseils

Activités principales quotidiennes

• Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
• Accueillir, renseigner et orienter le public
• Préparer les dossiers de bureau et de conseil

Activités principales occasionnelles

• Frappe de courriers et de divers documents
• Participation à l’organisation des salles de réunion
• Participation à des envois groupés
• Distribution de divers documents
• Participation à l’organisation des réceptions de la collectivité

Compétences requises

• Recevoir et orienter les différents publics
• Adapter sa communication
• Délivrer des renseignements
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition

Profils recherchés

Conditions d’exercice :

• Travail en équipe
• Travail au contact du public et des élus
• Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité au travail
• Être en possession du permis de conduire
• Polyvalence sur les missions de secrétariat

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Utilisation du publipostage

Savoir-être :

• Discrétion
• Ponctualité
• Organisation
• Autonomie
• Disponibilité notamment les soirs des conseils
• Réactivité