Assistant(e ) de gestion administrative

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un adjoint administratif pour un poste à temps complet. La mission inclut diverses responsabilités administratives, telles que la gestion de projets, le suivi budgétaire, et l'accueil du public. Ce poste requiert autonomie, organisation et qualités relationnelles dans un environnement souvent dynamique et exigeant.

Qualifications

• Diplôme de type BAC-BTS en assistanat de direction.
• Expérience similaire requise, de préférence dans une collectivité territoriale.
• Bonne maîtrise de l'outil informatique.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique.
• Suivre l'exécution budgétaire du service.
• Organiser des réunions et gérer le classement de dossiers.

Connaissances

Autonomie

Sens des responsabilités

Qualités relationnelles

Sens de l'organisation

Capacité d'analyse

Dynamisme

Formation

BAC-BTS en assistanat de direction

Outils

Bureautique

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente du recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) au Directeur des Services Techniques et des Systèmes d'Information, l'assistant(e) de direction, en assurant les fonctions de secrétariat de la direction, apporte une aide au directeur et aux chefs de services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Suivre les projets et activités de la direction
• Suivre l'exécution budgétaire du service (rédaction, envoi et traitement des commandes et factures de la direction)
• Gérer et enregistrer le courrier
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Réaliser et mettre en forme les courriers du secteur
• Organiser et planifier des réunions
• Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers
• Assurer le suivi de la flotte automobile
• Assurer le suivi du logiciel de gestion des services techniques
• Rédiger et gérer le traitement des arrêtés, décisions ou délibérations du secteur
• Diffuser les différentes publications de la direction
• Assurer le suivi des congés des agents de la direction

Profils recherchés

Diplômé(e) d'une formation de type BAC-BTS en assistanat de direction, vous disposez d'au moins une expérience similaire, idéalement dans une collectivité territoriale. Vous avez une bonne compréhension et maîtrisez :

• Sens du service public, discrétion
• Autonomie, sens des responsabilités et prise d'initiative
• Ouverture d'esprit, capacité à travailler en équipe
• Qualités relationnelles
• Sens de l'organisation, méthodique et rigoureux(se)
• Dynamisme
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Maîtrise de l'outil informatique (bureautique...)
• Gestion de l'accueil de public parfois difficile
• Aptitude à la négociation