Assistant(e) de gestion

LES ENGAGEMENTS D'EXCELLENCE INTÉRIM

Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd’hui un groupe indépendant et un acteur incontournable des métiers de l’accueil. Grâce à une stratégie axée sur l'alliance de l'excellence et du service, City One a su s'imposer dans différents secteurs d'activités tels que l'accueil en entreprise, l'accueil événementiel, l'animation et la promotion des ventes, l'accueil culturel et enfin l'accueil aéroportuaire et ferroviaire.

Le Groupe City One recrute un(e) assistant(e) de gestion pour le compte d'un de ces clients basé à Neyron spécialisé dans les Branches Routes Autoroutes et Ouvrages d’art.

Poste

Au sein de la société vous êtes assistante de gestion administrative et de direction. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et de la gestion quotidienne de l’agence.

1. Gestion des commandes :

• Ouverture du numéro de mission sous SAP + suivi fiche projet
• Création des dossiers missions et suivi
• Mise à jour de la base de données contrat
• Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions

2. Facturation

• Réalisation de la facture, suivi et relance de la facturation des affaires de l’agence

3. Assistanat de l’agence

• Gestion administrative : certificats assurance, facture fournisseur
• Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais et validation 1er niveau
• Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
• Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département
• Gestion du personnel arrivant :
• Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI….
• Mouvement de personnel et affectation
• Accueil des personnes

4. Suivi des indicateurs SMART

• Carnets de mission
• Enquête satisfaction client
• Evaluation des sous-traitants et prestataires / partenaires
• REX mission
• REX sécurité
• Attestation de bonne exécution par phase de projet / certificat de capacité

Date de démarrage : dès que possible

Salaire : en fonction du profil X 13 mois

Repas : Tickets Restaurant

Profil recherché

Qualités et compétences requises :

• Connaissance générale des outils informatiques, bureautiques, SAP
• Avoir le sens de la coopération, du travail en équipe, autonomie, réactivité
• Rigueur, capacité d’organisation