Assistant(e) de formation F/H

AP-HP; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

AP-HP recherche un Assistant(e) de formation pour le site Champcueil (GHU Mondor). Vous assurez la gestion administrative et financière des actions de formation, le suivi budgétaire, la communication interne et externe et la logistique du service formation.

Vous créerez les formations dans HR Formation, gérerez les inscriptions et suivrez les sessions, en veillant au respect des délais et des procédures. Poste à temps plein, 35 heures par semaine, localisation Champcueil (91).

Qualifications

• Expérience significative dans un secteur administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance des environnements intranet et internet et des processus RH.

Responsabilités

• Gérer l’administration des actions de formation et les dispositifs DRH.
• Créer les formations dans HR Formation (stages et sessions).
• Gérer les inscriptions et les feuilles d’inscription, suivre les formations dans HR Formation.

Connaissances

Gestion administrative

Rigueur

Excel

Word

Outlook

Intranet & Internet

SAP financier

LimeSurvey

Formaphp

HR Formation (HRa)

Outils

Word

Excel

Outlook

Intranet

HRa Formation

SAP financier

Lime Survey

Formaphp

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Ressources Humaines - Carrière - Développement RH - Formation

Intitulé du poste

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service

Liaisons Hiérarchiques :

La Responsable de Formation des sites Emile Roux (ERX), Dupuytren (DUP) et Clémenceau (GCL), le Directeur Adjoint des Ressources Humaines, Chargé de la Formation continue, le Directeur des Ressources Humaines des Hôpitaux Universitaires Henri Mondor (H.U.H.M).

Liaisons fonctionnelles :

Tous les services de l’hôpital, les centres de formation AP-HP, les organismes de formation.

Présentation de l’équipe :

• Sur le site d’Emile Roux : 1 Responsable de Formation multi-sites (ERX-DUP-GCL), 1 assistante de formation,
• Sur les sites de Dupuytren et Georges Clemenceau : 1 assistante de formation muti-sites
• Sur le site Henri Mondor - Albert Chenevier : 1 Responsable de Formation et 1 adjointe
• Sur le site d’Henri Mondor (HMN) et d’Albert Chenevier (ACH) : 4 assistants de formation, 2 assistantes sur chaque site.

Missions générales

Sous la responsabilité du Responsable de Formation, l’Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et financière des actions de formation, le suivi budgétaire, la communication interne et externe et la gestion logistique du service formation.

Missions permanentes

Gestion administrative des actions de formation et dispositifs DRH

Créer les formations (stages et sessions) dans le logiciel HR formation.

Gérer les inscriptions en formation (tableaux d’inscription en ligne, formulaires papier).

Veiller au suivi des inscriptions en formation dans HR Formation.

Adresser les convocations (sauf pour les inscriptions en ligne).

Gérer les présences, les absences et clôturer les sessions de formation dans HR Formation.

Envoyer les attestations de formation aux agents.

Editer les passeports de formation.

Gérer les stages hors services de soins.

Participer à la mise en œuvre d’une action de formation (feuilles d’émargement, mise à disposition du matériel, traitement des questionnaires de satisfaction),

Gérer les dossiers de financement de la campagne des promotions professionnelles (PP) et de la campagne DU-Master

Gestion économique et financière

Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics et en lien avec l’Economat (utilisation du logiciel SAP).

Payer les formateurs occasionnels.

Renseigner et actualiser le tableau partagé de suivi budgétaire.

Contrôler et établir les remboursements de frais de mission (déplacements des personnels en formation ou réunion).

Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies.

Assurer l’accueil physique et téléphonique.

Informer le public sur les dispositifs de formation continue.

Assurer l’affichage des fiches pédagogiques de formation et des concours.

Gérer les dossiers de financement des campagnes de promotion professionnelle (PP)

Traiter les mails.

Archiver les documents liés aux formations.

Gestion logistique du service formation

Gérer le planning des salles de formation en lien avec la responsable formation.

Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation.

Accueillir les intervenants et installer le matériel (vidéoprojecteur, ordinateur, paperboard, etc…).

Superviser quotidiennement l’installation et la remise en état des salles.

Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel, tableaux, matériel informatique et de vidéo projection.

Effectuer les commandes de fournitures, les demandes d’approvisionnement et d’intervention.

Profil recherché

Posséder une expérience significative en secteur administratif,
Maîtriser les outils bureautiques
- Word (présentation et mise en page d’une convention de formation MAPA (marché à procédure adapté)
- Excel (création de tableaux d’inscription en ligne, utilisation du tableau bord commun du suivi des formations engagées)
- Outlook (Gestion des e-mails)
- Savoir se servir d’intranet et d’internet
- Connaitre la structure AP-HP et son fonctionnement
Recommandé :
Connaitre les outils NSI gestion : HRa Formation, SAP financier,
Lime Survey, Formaphp
Qualités professionnelles requises :
Avoir le sens de l’organisation et être rigoureux(se),
Posséder des qualités relationnelles,
Avoir l’esprit d’initiative et savoir être réactif(ve),
Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
Posséder le sens du travail en équipe,
Faire preuve de discrétion et de disponibilité.

Horaires de travail

• 35 heures hebdomadaires, 7h36 par journée

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Temps de travail

Localisation du poste

Localisation du poste

Ville

Champcueil

Hôpital Georges-Clémenceau - Champcueil 91 (GHU Mondor)

Service d'affectation

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Champcueil (91), l'hôpital Georges-Clemenceau est spécialisé dans la prise en charge des affections du système nerveux et le traitement de polypathologies de la personne âgée. Il dispose d'une unité de soins palliatifs, d'un hôpital de jour et d'un plateau technique et de consultations. Il propose également une prise en charge spécialisée dans les domaines de l'oncogériatrie, de la maladie d'Alzheimer, de la gérontopsychiatrie, des AVC, de la SLA (Sclérose Latérale Amyotrophique et de l'EVC/EPR (Etat Végétatif Chronique et Etat Pauci-Relationnel).

Entité de rattachement du publieur

Situé à Champcueil (91), l'hôpital Georges-Clemenceau est spécialisé dans la prise en charge des affections du système nerveux et le traitement de polypathologies de la personne âgée. Il dispose d'une unité de soins palliatifs, d'un hôpital de jour et d'un plateau technique et de consultations. Il propose également une prise en charge spécialisée dans les domaines de l'oncogériatrie, de la maladie d'Alzheimer, de la gérontopsychiatrie, des AVC, de la SLA (Sclérose Latérale Amyotrophique et de l'EVC/EPR (Etat Végétatif Chronique et Etat Pauci-Relationnel)).