Assistant(e) de formation F/H

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Champcueil; Hybride; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail possible

Résumé du poste

L’Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP) recrute pour le service Formation continue un(e) assistant(e) de formation.

Sous la responsabilité du Responsable de Formation, vous assurez la gestion administrative et financière des actions, le suivi des inscriptions et la logistique des formations.

Vous travaillez en lien avec les sites Emile Roux, Dupuytren, Clémenceau et le service formation; télétravail possible et 35 heures hebdo.

Qualifications

• Expérience significative dans le secteur administratif.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Savoir utiliser intranet et internet et connaissance de la structure AP-HP.
• Connaissance des outils NSI gestion : HRa Formation, SAP financier, Lime Survey, Formaphp.

Responsabilités

• Gérer l'administration des actions de formation et le suivi budgétaire.
• Créer les formations dans HR formation et gérer les inscriptions.
• Gérer les présences, les absences et clôturer les sessions dans HR Formation.
• Envoyer les attestations et éditer les passeports de formation.
• Gérer le planning des salles et assurer l'accueil des intervenants.
• Traiter les mails et archiver les documents liés aux formations.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Esprit d'équipe

Initiative

Discrétion

Gestion du temps

Outils

Word

Excel

Outlook

Intranet / Internet

SAP financier

Lime Survey

Formaphp

Description du poste

Métier

Carrière - Développement RH - Formation

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Service d'affectation

Formation continue

Présentation du service

Liaisons Hiérarchiques :

La Responsable de Formation des sites Emile Roux (ERX), Dupuytren (DUP) et Clémenceau (GCL), le Directeur Adjoint des Ressources Humaines, Chargé de la Formation continue, le Directeur des Ressources Humaines des Hôpitaux Universitaires Henri Mondor (H.U.H.M).

Liaisons fonctionnelles :

Tous les services de l’hôpital, les centres de formation AP-HP, les organismes de formation.

Présentation de l’équipe :

• Sur le site d’Emile Roux : 1 Responsable de Formation multi-sites (ERX-DUP-GCL), 1 assistante de formation,
• Sur les sites de Dupuytren et Georges Clemenceau : 1 assistante de formation muti-sites
• Sur le site Henri Mondor - Albert Chenevier : 1 Responsable de Formation et 1 adjointe
• Sur le site d’Henri Mondor (HMN) et d’Albert Chenevier (ACH) : 4 assistants de formation, 2 assistantes sur chaque site.

Vos missions

Missions générales

Sous la responsabilité du Responsable de Formation, l’Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et financière des actions de formation, le suivi budgétaire, la communication interne et externe et la gestion logistique du service formation.

Missions permanentes

Gestion administrative des actions de formation et dispositifs DRH

Créer les formations (stages et sessions) dans le logiciel HR formation.

Gérer les inscriptions en formation (tableaux d’inscription en ligne, formulaires papier).

Veiller au suivi des inscriptions en formation dans HR Formation.

Adresser les convocations (sauf pour les inscriptions en ligne).

Gérer les présences, les absences et clôturer les sessions de formation dans HR Formation.

Envoyer les attestations de formation aux agents.

Editer les passeports de formation.

Gérer les stages hors services de soins.

Participer à la mise en œuvre d’une action de formation (feuilles d’émargement, mise à disposition du matériel, traitement des questionnaires de satisfaction),

Gérer les dossiers de financement de la campagne des promotions professionnelles (PP) et de la campagne DU-Master

Gestion économique et financière

Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics et en lien avec l’Economat (utilisation du logiciel SAP).

Payer les formateurs occasionnels.

Renseigner et actualiser le tableau partagé de suivi budgétaire.

Contrôler et établir les remboursements de frais de mission (déplacements des personnels en formation ou réunion).

Communication interne et externe

Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies.

Assurer l’accueil physique et téléphonique.

Informer le public sur les dispositifs de formation continue.

Assurer l’affichage des fiches pédagogiques de formation et des concours.

Gérer les dossiers de financement des campagnes de promotion professionnelle (PP)

Traiter les mails.

Archiver les documents liés aux formations.

Gestion logistique du service formation

Gérer le planning des salles de formation en lien avec la responsable formation.

Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation.

Accueillir les intervenants et installer le matériel (vidéoprojecteur, ordinateur, paperboard, etc…).

Superviser quotidiennement l’installation et la remise en état des salles.

Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel, tableaux, matériel informatique et de vidéo projection.

Effectuer les commandes de fournitures, les demandes d’approvisionnement et d’intervention.

Profil recherché

Posséder une expérience significative en secteur administratif,

Maîtriser les outils bureautiques

• Word (présentation et mise en page d’une convention de formation MAPA (marché à procédure adaptée)
• Excel (création de tableaux d’inscription en ligne, utilisation du tableau bord commun du suivi des formations engagées)
• Outlook (Gestion des e-mails)
• Savoir se servir d’intranet et d’internet
• Connaitre la structure AP-HP et son fonctionnement

Recommandé :

Connaitre les outils NSI gestion : HRa Formation, SAP financier, Lime Survey, Formaphp

Qualités professionnelles requises :

• Avoir le sens de l’organisation et être rigoureux(se),
• Posséder des qualités relationnelles,
• Avoir l’esprit d’initiative et savoir être réactif(ve),
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
• Posséder le sens du travail en équipe,
• Faire preuve de discrétion et de disponibilité.

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Horaires de travail

• 35 heures hebdomadaires, 7h36 par journée

Télétravail

Oui

Description de l'hôpital

Situé à Champcueil (91), l'hôpital Georges-Clemenceau est spécialisé dans la prise en charge des affections du système nerveux et le traitement de polypathologies de la personne âgée. Il dispose d'une unité de soins palliatifs, d'un hôpital de jour et d'un plateau technique et de consultations. Il propose également une prise en charge spécialisée dans les domaines de l'oncogériatrie, de la maladie d'Alzheimer, de la gérontopsychiatrie, des AVC, de la SLA (Sclérose Latérale Amyotrophique et de l'EVC/EPR (Etat Végétatif Chronique et Etat Pauci-Relationnel).

Référence de l'offre

2026-24228