Assistant(e) de direction - Support Office Management

Trustone REIM; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion immobilière à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la Direction générale dans ses activités quotidiennes. Vous serez chargé(e) de la gestion de l'agenda, de la préparation des dossiers et de l'organisation des réunions. Le candidat idéal a 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction similaire et apprécie le travail d'équipe. Rémunération selon expérience.

Qualifications

• Expérience confirmée (3–5 ans) dans une fonction d’assistanat de direction ou office management.
• Dynamique et apprécie le travail d’équipe.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du président et organisation des réunions.
• Préparation des dossiers stratégiques et suivi administratif.
• Organisation d'événements internes.

Connaissances

Travail d'équipe

Gestion de l'agenda

Communication

Formation

Bac +2/3 (BTS Assistant de gestion, DUT GEA, Licence pro Management et organisation)

Description du poste

Assurer un soutien direct à la Direction générale dans la gestion de ses activités quotidiennes, tout en contribuant au bon fonctionnement logistique et administratif de l’entreprise.

L’assistant(e) de direction est garant(e) de l’organisation, de la fluidité des échanges et du suivi de certains aspects pratiques de la vie de l’entreprise.

Responsabilités et activités principales

1. Assistance de direction
   • Gestion de l’agenda du président : planification & organisation des réunions et déplacements
   • Préparation et suivi des dossiers stratégiques, rédaction de notes et comptes rendus
   • Interface avec les interlocuteurs internes et externes, en veillant à la confidentialité et à la qualité des échanges
   • Soutien à la préparation de présentations, rapports et documents pour les comités et/ou partenaires
   • Aide auprès du Président pour diverses tâches (voyage, réservation, cadeaux clients et autre aide organisationnelle, etc.)
2. Support organisationnel et logistique
   • Gestion de l’accueil téléphonique et physique : filtrage des appels, accueil et orientation des visiteurs, traitement du courrier et des colis
   • Accueil des clients et associés du Family Office
   • Organisation des réunions internes (réservations de salles, logistique, matériel, suivi des actions décidées)
   • Suivi de certaines tâches administratives courantes (contrats fournisseurs de gestion courante, abonnements, archivage, fournitures, etc.)
   • Suivi et coordination des prestataires liés aux services généraux (maintenance, parc matériel, fournitures de bureau, abonnements divers)
3. Vie de l’entreprise et office management
   • Organisation et coordination d’événements internes (séminaires, réunions d’équipe, moments conviviaux)
   • Gestion des outils partagés et de la logistique quotidienne (commandes de matériel, suivi des consommables, coordination avec l’IT pour les besoins quotidiens)
   • Participation à l’amélioration continue des process administratifs et de la communication interne
   • Suivi budgétaire simple lié aux dépenses courantes du bureau (notes de frais, suivi des factures fournisseurs « vie de bureau » en lien avec la comptabilité)
   • Saisie des paiements fournisseurs et relances factures clients

Profil recherché

• Une personne dynamique aimant le travail d’équipe
• Bac +2/3 (BTS Assistant de gestion, DUT GEA, Licence pro Management et organisation, etc.)
• Expérience confirmée (3–5 ans) dans une fonction d’assistanat de direction, office management ou similaire

Conditions de travail

• Poste basé à Paris
• Rémunération selon expérience

Pour postuler : envoyer votre CV + lettre de motivation à : [e-mail]